Warum ein Fahrrad besitzen, wenn du eines abonnieren kannst? Kein Wartungsstress, keine Werkstattsuche – gib einfach dein altes Fahrrad ab und fahre mit einem neuen weiter. Das ist die Idee hinter dem Fahrradabo-Anbieter Swapfiets.
Das Konzept setzte sich schnell durch: Aus einigen Studierendenstädten in den Niederlanden im Jahr 2014 wurden bis heute acht Länder und über eine Million Abonnierende. Doch bei schnellem Wachstum kann die technische Infrastruktur schnell ins Stocken geraten. Und genau das geschah 2023 im HR-Bereich von Swapfiets. Swapfiets Personalsoftware konnte kaum noch Schritt halten. Sie verursachte mehr Arbeit – und das genau zu dem Zeitpunkt, als das Unternehmen entschlossen auf Profitabilität hinarbeitete.
Dann fand das Team Bob. Was danach folgte, erfährst du in unserer HiBob-Fallstudie zu Swapfiets.
Zu viel Komplexität, zu wenig Kontrolle
Als Swapfiets 2023 in neue Länder expandierte und die Belegschaft wuchs, strebten Gideon Evers, HRIT-Manager bei Swapfiets, und sein Team das Ziel an, mehrere HR-Systeme zusammenzuführen. Statt eines Flickenteppichs aus lokalen Abrechnungslösungen setzten sie auf eine zentrale, integrierte Suite, die HR, Entgeltabrechnung, Zeiterfassung und Anwesenheit an einem Ort vereinte.
Doch mit dem Wachstum von Swapfiets traten erste Schwachstellen zutage. In jedem Payroll-Zyklus kam es zu Fehlern. Die damalige Personalsoftware von Swapfiets wurde zentral vom Anbieter verwaltet und kontrolliert. Jede von Swapfiets gewünschte Änderung – ob ein neues Feld, ein lokalisiertes Onboarding-Formular oder ein länderspezifischer Workflow – landete daher in einer langen Warteschlange, die sich nur selten schnell bewegte.
Das Operations-Team musste mehr Zeit denn je in den Datenabgleich investieren und suchte deshalb nach einer All-in-one-HR-Software, die ihm mehr direkte Kontrolle bot. Swapfiets suchte jedoch nicht nach dem funktionsreichsten System auf dem Markt. Gesucht war ein HR-System, das das Team selbst konfigurieren, dem Wachstum anpassen und implementieren konnte – ohne für den laufenden Betrieb dauerhaft von externen Beratenden abhängig zu sein.
Nach einem gründlichen Auswahlverfahren rückte Bob in den Mittelpunkt.
Eine Implementierung, die für Aufsehen sorgte
Im Mai 2025 wurde Swapfiets offiziell Teil der HiBob-Familie. Bis November 2025 war Core HR in den ersten vier Ländern live. Bis Januar 2026 waren alle Länder live – einschließlich der vollständigen Payroll-Integration mit dem neuen Payroll-Partner Remote.
Acht Länder. Acht Monate. Komplett intern umgesetzt.
Gideon und sein Kollege Mathias Plum, HR-Projektmanager, leiteten die Implementierung selbst. Vor dem Kick-off arbeiteten sie die Bob-Schulungsmaterialien durch und führten wöchentliche Abstimmungen mit ihren Bob-Implementierungsberatenden durch. Doch ehrlich gesagt benötigten sie kaum Unterstützung. Nachdem sie drei Jahre lang aus ihrem eigenen System ausgesperrt gewesen waren, war die Motivation groß und sie wollten sofort loslegen.
Selbst ihr PMO Lead hatte gesagt, dass es in diesem Zeitrahmen nicht zu schaffen sei. Das Team bewies das Gegenteil. Beim globalen Jahresabschluss-Meeting von Swapfiets wurde das Projekt sogar für den internen „Make It Happen“-Award nominiert und ausgezeichnet. Der Preis ist nach einem der vier Grundwerte von Swapfiets benannt.
Seitdem gilt es intern als Maßstab dafür, wie Swapfiets Technologieprojekte umsetzt.
Ein roter Faden durch die gesamte Employee Experience
Vor Bob nutzte Swapfiets sieben separate HR-Tools für verschiedene Abschnitte der Mitarbeiterlaufbahn: Performance, Weiterbildung, Recruiting, Umfragen und mehr. Nach dem Go-live wurden mehrere HR-Systeme zusammengeführt. Das veränderte vor allem die Nutzererfahrung grundlegend.
Wenn heute neue Mitarbeitende anfangen, beginnt ihre Reise in Bob – und bleibt dort. Der Vertrag wird im Recruiting erstellt, die Daten werden automatisch in Core HR übernommen und vom ersten Tag an können neue Mitarbeitende ein Video über ihre erste Schicht in der Fahrradwerkstatt ansehen, das Onboarding-Training absolvieren und ihre Kollegschaft kennenlernen – alles auf derselben Plattform.
Swapfiets hatte erlebt, dass die Fluktuation kurz nach dem Einstieg zunahm, wenn Mitarbeitende nicht schnell genug eine Verbindung zu ihrer Rolle aufbauten. Deshalb macht ein solcher erster Eindruck einen entscheidenden Unterschied.
Learning wurde im März und April 2026 zusammen mit Performance und Entwicklung im gesamten Unternehmen eingeführt. Und die Mitarbeitendenbefragung (die Swapfiets schon seit einiger Zeit durchführen wollte) wurde am 1. Juni 2026 versendet, mit Segmentierung und Filterung direkt auf Basis der bereits in Bob vorhandenen Daten. Kein Export in ein Drittanbieter-Tool, keine manuelle Kategorisierung.
Führungskräfte reichen Anträge auf Beförderungen und Gehaltsänderungen jetzt direkt über Bob ein, statt E-Mails an HR zu senden. Das People-Ops-Team arbeitet mit einem klaren Workflow statt mit einem Posteingang voller Einzelanfragen. Da Bob direkt mit Remote integriert ist, werden Gehaltsabrechnungen automatisch bereitgestellt, sobald der Payroll-Lauf abgeschlossen ist – ohne manuelle Verteilung und ohne zusätzliche Zwischenschritte.
Auch die Mitarbeitenden lieben Bob. Der CHRO veröffentlichte auf der Bob-Startseite eine Umfrage und fragte das gesamte Unternehmen nach seiner Meinung zum neuen System. Die Mehrheit stimmte für Bob. Ein doppelter Erfolg für Swapfiets, denn wir alle wissen, dass Veränderungen oft auf viel Widerstand stoßen.
Die Freiheit, HR nach den eigenen Vorstellungen zu gestalten
Wie viel sich verändert hat, zeigte sich besonders deutlich, als Swapfiets vor Kurzem das Unternehmen Dance übernahm: Die neuen Mitarbeitenden in Bob aufzunehmen, war unkompliziert. Neue Einheiten, neue Felder, neue Werte – alles intern konfiguriert, ohne ein einziges Support-Ticket oder lange Wartezeiten.
Diese Employee-Self-Service-Software kommt mittlerweile überall zum Einsatz. Ein Feld in 1.200 Mitarbeitendendatensätzen aktualisieren? Exportieren, bearbeiten, erneut hochladen – in 15 Minuten erledigt. Einen Onboarding-Workflow an ein bestimmtes Land anpassen? Einfach selbst erstellen. Die Schritte zwischen einem unterzeichneten Angebot und dem Versand des Vertrags verkürzen – etwas, wodurch Swapfiets in der entscheidenden Schlussphase Kandidat:innen an die Konkurrenz verloren hat? Der Prozess lässt sich direkt in Bob ändern.
Und die bisherigen Einsparungen? Swapfiets hat die Gesamtkosten für Lizenzen, Implementierung und laufende Verwaltung verglichen. Mit Bob und Remote ist das Unternehmen auf Kurs, bis 2027 die Gewinnschwelle zu erreichen. Und die 100.000 USD, die Swapfiets jährlich für Beratungsleistungen zur Wartung des alten Systems ausgegeben hat? Diese Kosten sind bereits weggefallen.
Das ist erst der Anfang
Nach diesen Erfolgen richtet Swapfiets den Blick nun auf Workforce Planning und Compensation. Das wichtigste Ziel ist das Stellenmanagement: Führungskräfte sollen ihre Beschäftigtenzahl eigenverantwortlich steuern können und der Zusammenhang zwischen Bedarf, Budget und Recruiting soll im gesamten Unternehmen transparenter werden.
Skills stehen ebenfalls auf der Roadmap. Swapfiets prüft bereits, wie sich Bob mit KI-Tools für HR verbinden lässt – als eines der ersten Teams im gesamten Unternehmen.
Entscheidend ist jedoch das Gesamtbild: Der Bereich People and Culture wird heute im gesamten Unternehmen ernster genommen. Sie ist an Gesprächen zur IT-Strategie beteiligt, wird bei internen Preisverleihungen gewürdigt und führt komplexe, weltweite HRIS-Implementierungen in mehreren Ländern ohne externe Hilfe durch.
Mit Bob als All-in-one-HR-Software kann das People-Team von Swapfiets aufhören, nur zu reagieren, und stattdessen die Führung übernehmen. Und genau das tut es.
Wichtigste Erkenntnisse
- Hibobs Fallstudie zu Swapfiets zeigt, dass jährliche Beratungskosten von ~100.000 USD entfallen, da Swapfiets die Tools erhält, um die gesamte Personalarbeit intern zu konfigurieren, zu verwalten und zu skalieren
- 8 Länder in 8 Monaten live – Core HR, Recruiting und die Payroll-Integration wurden ohne externen Implementierungspartner eingeführt
- 7 HR-Tools auf einer Plattform gebündelt – alle Mitarbeitenden erhalten eine einheitliche, vernetzte Employee-Self-Service-Software, von der Einstellung bis zum Austritt
- Gewinnschwelle für 2027 prognostiziert – die laufenden Einsparungen dürften mit der Einführung von Workforce Planning und Compensation weiter steigen
