Waarom een fiets kopen als je er ook een abonnement op kunt nemen? Geen gedoe met onderhoud, geen zoektocht naar een fietsenmaker – je levert je oude fiets gewoon in en stapt op een nieuwe. Dat is het idee achter Swapfiets.
Het concept sloeg snel aan: van een paar studentensteden in Nederland in 2014 groeide Swapfiets uit tot een organisatie die vandaag actief is in acht landen en meer dan een miljoen abonnees heeft. Maar bij hypergroei kan de technologische infrastructuur al snel achterlopen. En in 2023 gebeurde precies dat binnen de HR-technologie van Swapfiets. De systemen waarop Swapfiets zijn people operations had gebouwd, konden de groei steeds moeilijker bijhouden – waardoor de werkdruk toenam, juist op het moment dat de organisatie hard werkte aan winstgevendheid.
Toen kwam Bob in beeld. En wat daarna gebeurde, betekende een complete herziening van de manier waarop HR bij Swapfiets werkt.
Te veel complexiteit, te weinig controle
In 2023 betrad Swapfiets nieuwe landen en bleef het aantal medewerkers groeien. Op dat moment waren Gideon Evers, HRIT Manager bij Swapfiets, en zijn team bewust bezig met het consolideren van de HR-technologiestack. Ze wilden af van een lappendeken van lokale payrolltools en overstappen naar één geïntegreerde multi-country HR-software voor payroll, tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie – allemaal op één plek.
Maar naarmate Swapfiets groeide, kwamen de tekortkomingen steeds duidelijker naar voren. De payroll bevatte iedere cyclus fouten, terwijl het Core HR-systeem destijds centraal werd beheerd en gecontroleerd door de leverancier. Dat betekende dat iedere wijziging die Swapfiets wilde – of het nu ging om een nieuw veld, een gelokaliseerd onboardingformulier of een workflow voor een specifiek land – door een lange wachtrij moest en zelden snel werd uitgevoerd.
Het ops-team besteedde steeds meer tijd aan het controleren en afstemmen van data, waardoor de behoefte ontstond aan een HRIS-platform dat hen meer directe controle gaf. Maar Swapfiets was niet op zoek naar het systeem met de meeste functionaliteiten op de markt. Ze wilden een HR-systeem dat ze zelf konden configureren, konden aanpassen naarmate ze groeiden en in-house konden implementeren – zonder blijvend afhankelijk te worden van externe consultants om het draaiende te houden.
Na een grondig evaluatieproces kwam Bob als beste uit de bus.
Een implementatie die indruk maakte
In mei 2025 werd Swapfiets officieel onderdeel van de HiBob-familie. In november 2025 was Core HR live in de eerste vier landen. En in januari 2026 was elk land live, inclusief een volledige payroll-integratie met de nieuwe payrollpartner van Swapfiets, Remote.
Acht landen. Acht maanden. Volledig in-house uitgevoerd.
Gideon en zijn collega Mathias Plum, HR Project Manager, leidden de implementatie zelf. Voor de kick-off doorliepen ze het trainingsmateriaal van Bob en hielden ze wekelijks contact met hun implementatieconsultants van Bob. Maar eerlijk gezegd hadden ze niet veel begeleiding nodig. Nadat ze drie jaar lang geen controle hadden over hun eigen systeem, waren ze extra gemotiveerd om eindelijk vaart te maken.
Zelfs de PMO-lead had gezegd dat het niet binnen die termijn zou lukken. Swapfiets bewees het tegendeel. Tijdens de wereldwijde eindejaarsbijeenkomst van Swapfiets werd het project genomineerd voor én bekroond met de interne ‘Make It Happen’-award, vernoemd naar een van de vier kernwaarden van Swapfiets.
Sindsdien geldt het project intern als een benchmark voor hoe je een technologieproject bij Swapfiets aanpakt.
De rode draad door de volledige medewerkerservaring
Vóór Bob gebruikte Swapfiets zeven afzonderlijke HR-tools voor verschillende onderdelen van het employee lifecycle management – van performance en learning tot werving, enquêtes en meer. Na de livegang werd het grootste deel daarvan samengebracht op één plek. En dat verschil was vooral merkbaar in de medewerkerservaring.
Wanneer een nieuwe medewerker nu start, begint de hele journey in Bob en blijft die daar. Het contract wordt via Hiring gegenereerd, de medewerker wordt automatisch toegevoegd aan Core HR en vanaf de eerste dag kan die een video bekijken over zijn of haar eerste dienst als fietsenmaker, onboardingtraining volgen en kennismaken met collega’s – allemaal binnen hetzelfde platform.
Voor een organisatie waar het verloop onder nieuwe medewerkers was toegenomen wanneer mensen niet snel een verbinding met hun functie voelden, heeft die eerste indruk een groot verschil gemaakt.
In maart en april 2026 werd Learning organisatiebreed uitgerold, samen met performance en ontwikkeling. Ook de medewerkersenquête, die Swapfiets al enige tijd wilde uitvoeren, werd in mei 2026 verstuurd. Segmentatie en filtering waren rechtstreeks gebaseerd op de data die al in Bob stond. Geen export naar een externe tool en geen handmatige categorisering.
Managers dienen promotie- en salariswijzigingen nu rechtstreeks via Bob in, in plaats van HR te mailen. Het People Ops-team heeft daardoor een overzichtelijke workflow in plaats van een inbox vol losse verzoeken. En omdat Bob rechtstreeks integreert met Remote, worden loonstroken automatisch verstuurd zodra de payroll is afgerond – zonder handmatige distributie of extra tussenstappen.
En de medewerkers zijn enthousiast over Bob. De CHRO plaatste een poll op de Bob-homepage waarin het hele bedrijf kon aangeven wat het van het nieuwe systeem vond. De meerderheid stemde vóór Bob. Een dubbele winst voor Swapfiets, want we weten allemaal dat verandering op veel weerstand kan stuiten.
De vrijheid om HR op hun eigen manier te organiseren
Een van de duidelijkste signalen dat er veel is veranderd, kwam toen Swapfiets onlangs een nieuw bedrijf genaamd Dance overnam. Nieuwe medewerkers onboarden in Bob was nog nooit zo eenvoudig. Nieuwe entiteiten, nieuwe velden, nieuwe waarden – alles werd in-house geconfigureerd, zonder ook maar één supportticket of lange wachttijd.
Die selfservice is inmiddels overal terug te zien. Een veld aanpassen voor 1.200 medewerkers? Exporteren, aanpassen, opnieuw uploaden en klaar – in slechts 15 minuten. Een onboardingworkflow voor een specifiek land lokaliseren? Dat bouw je zelf. De stappen tussen een ondertekende offerte en een verstuurd contract verkorten, iets wat Swapfiets in de laatste fase kandidaten kostte aan concurrenten? Dat proces kun je nu rechtstreeks aanpassen in Bob.
En de besparingen tot nu toe? Swapfiets heeft de volledige kosten vergeleken – licenties, implementatie en doorlopend beheer – en ligt met Bob en Remote op koers om in 2027 break-even te draaien. De $ 100.000 die ze jaarlijks uitgaven aan consultancy voor het onderhouden van de oude set-up? Die kosten zijn inmiddels volledig verdwenen.
Dit is nog maar het begin
Na al dit succes richt Swapfiets zich nu op personeelsplanning en vergoedingsbeheer, met functiebeheer als belangrijkste doel. Zo krijgen managers meer verantwoordelijkheid over hun personeelsbestand en wordt de verbinding tussen vraag, budget en werving binnen de organisatie inzichtelijker.
Vaardigheden staat ook op de roadmap. Swapfiets onderzoekt al hoe Bob kan worden gekoppeld aan AI-tools voor HR – een van de eerste teams binnen de bredere organisatie die hiermee aan de slag gaat.
Maar het grotere plaatje is dat de People and Culture-functie nu serieuzer wordt genomen binnen de hele organisatie. Het team maakt deel uit van gesprekken over IT-strategie, wordt genoemd tijdens interne awardceremonies en krijgt het vertrouwen om de implementatie van complexe, multi-country HR-software zonder externe hulp uit te voeren.
Met Bob als basis heeft het People Team van Swapfiets de stabiliteit om niet langer alleen te reageren, maar daadwerkelijk het voortouw te nemen. En dat is exact wat ze doen.
Belangrijke conclusies
- Ongeveer $ 100.000 aan jaarlijkse consultancykosten geëlimineerd, doordat Bob Swapfiets de tools biedt om HR volledig in-house te configureren, beheren en schalen.
- 8 landen live in 8 maanden, met Core HR, werving en payroll-integratie geïmplementeerd zonder externe implementatiepartner.
- 7 HR-tools samengebracht in één platform, waardoor iedere medewerker één verbonden ervaring heeft, van indiensttreding tot uitdiensttreding.
- Break-even verwacht in 2027, waarbij de doorlopende kostenbesparingen naar verwachting verder toenemen zodra personeelsplanning en vergoedingsbeheer worden uitgerold.
