n8n ist ein schnell wachsendes Software-Start-up, das bei der KI-Revolution eine wichtige Rolle spielt.
Die in Berlin gegründete Plattform für Workflow-Automatisierung hilft Teams, Routineaufgaben zu automatisieren, Tools zu verknüpfen und KI-gestützte Workflows zu entwickeln, die manuelle Arbeit reduzieren.
Gera van Berlo, People Operations Lead, kam vor 18 Monaten zu n8n, als das Unternehmen knapp 60 Mitarbeitende hatte. Heute sind es mehr als 330, und bis Ende 2026 sollen es mehr als 450 sein.
Um mit diesem Wachstum Schritt zu halten, brauchte das Personalteam von n8n ein HR-System, das mehr als herkömmlich ist. Gefragt war eine vernetzte, verlässliche Datenquelle, die Automatisierung, globale Abläufe und eine schnelllebige Entwicklerkultur unterstützt. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Grundlage ist HiBob.
Die Personalprozesse von n8n skalierbar gestalten
HiBob konnte ein komplexes HR-Informationssystem ersetzen, das nicht die von n8n benötigten Integrationen bot.
n8n ist in Europa, dem Vereinigten Königreich und den USA tätig, und je nach Region gelten unterschiedliche Vorschriften, Systeme und Prozesse. „HiBob ist unsere zentrale, verlässliche Datenquelle“, so Gera. „Alle Mitarbeitenden in sämtlichen Regionen haben Zugriff auf Bob. Bei Bedarf lässt sich HiBob außerdem in das jeweilige regionale System integrieren.“
„Bob funktioniert nicht nur für menschliche Kolleginnen und Kollegen“, fügt Tom Martens, Automation Engineer bei n8n, hinzu. „Das System liefert auch den notwendigen Kontext für unsere internen Automatisierungen und KI‑Agenten.“ HiBob unterstützt nicht nur das Personalteam, sondern hat sich zur vertrauenswürdigen Quelle für Mitarbeiterdaten entwickelt, die zu Automatisierungen im gesamten Unternehmen beiträgt.
Das ist entscheidend für n8n, ein Unternehmen, dessen Produkt Automatisierung ist. Für n8n ist es eine Grundvoraussetzung, dass sich HiBob mit den eigenen internen Automatisierungen sowie Lösungen von Drittanbietern integrieren lässt.
„In meiner Rolle höre ich mir im Grunde die Probleme anderer interner Teams an“, sagt Tom. „Meist geht es um manuelle Prozesse, die für die Mitarbeitenden zeitraubend sind. Dann versuche ich, eine Möglichkeit zu finden, das jeweilige Problem automatisch zu lösen.“
n8n nutzt die API von HiBob, um ausgewählte Mitarbeiterdaten kontrolliert bereitzustellen, darunter Position, Abteilung, Land, Startdatum, Manager:in und Team. Diese Daten können anschließend Workflows in Tools wie Notion, Slack, Supportsystemen, Onboarding-Dashboards und internen Chatbots unterstützen.
„HiBob enthält sehr viele hochsensible Daten – wie es eben bei HR-Informationssystemen üblich ist“, sagt Tom. „Antworten auf Fragen wie ‚Wer ist die Führungskraft dieser Person?‘, ‚In welchem Land arbeitet sie?‘ oder ‚Zu welchem Team gehört sie?‘ möchte man dagegen breit zugänglich machen.“
„HiBob bietet sehr granulare API-Berechtigungen“, erklärt Tom. „Das bedeutet, dass ich Daten in HiBob schreiben kann, aber keine Daten abrufen kann, für die ich keine Leseberechtigung habe. Das löst HiBob ausgesprochen gut – und deutlich besser als einige Wettbewerber, die wir uns angesehen haben.“
Die Onboarding-Zeit um 90 % reduzieren
Einer der größten Erfolge des Personalteams von n8n betrifft das Onboarding. Da das Unternehmen in hohem Tempo neue Mitarbeitende einstellt, muss das Personalteam länderübergreifend den Überblick über neue Teammitglieder, Zugangsdaten, lokale Vorschriften, Probezeitfristen, Führungskräfte und Onboarding-Aufgaben behalten.
Vor der Automatisierung verursachte dies viel manuelle Arbeit.
„Vor der Automatisierung mit HiBob habe ich bei jeder Person mindestens eine Sache vergessen“, so Gera. „Es gab also immer etwas nachzuholen.“
Heute nutzt n8n HR-Daten aus HiBob und n8n-Workflows, die in einem Onboarding-Dashboard zusammenfließen. Zugangsdaten lassen sich automatisch erstellen. Manager:innen können Slack-Erinnerungen erhalten, wenn eine Probezeit bald endet. Prozesse lassen sich an das Land, das Startdatum, die Führungskraft oder den Standort neuer Mitarbeitender anpassen.
„Alles wird geregelt“, fasst Gera zusammen. „Jetzt habe ich mehr Zeit, um mit Kolleg:innen über komplexere und wichtige Themen wie Visaangelegenheiten zu sprechen. Mir bleibt mehr Zeit für den persönlichen Austausch.“
Die Wirkung ist beachtlich.
„Ich habe es ausgerechnet. Durch die Automatisierung, die wir mit HiBob eingerichtet haben, konnten wir den Zeitaufwand pro Onboarding um 90 % reduzieren.“
Mehr Zeit für komplexere Arbeit schaffen
Für n8n geht es bei Automatisierung nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, manuelle Arbeit zu beseitigen, die Menschen ausbremst.
„Wir versuchen, KI so einzusetzen, dass sie den Menschen mühsame manuelle Arbeit abnimmt“, beteuert Tom. „So haben sie mehr Freude an ihrer Arbeit und können sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren.“
Anstatt Abwesenheitskalender manuell zu prüfen, können Supportteams automatisch vermeiden, Tickets Personen zuzuweisen, die im Urlaub sind. Anstatt E-Mail-Adressen manuell zwischen Systemen zu übertragen, können Konten mit Onboarding-Workflows automatisch erstellt werden. Anstatt das Personalteam nach grundlegenden Teaminformationen zu fragen, können die Mitarbeitenden interne Tools verwenden, um die benötigten Informationen zu finden.
„Man spart Zeit“, sagt Tom. „Gleichzeitig steigt die Genauigkeit, die Bearbeitungszeiten werden kürzer und Effizienz sowie Nachverfolgbarkeit werden optimiert.“
Für Gera liegt der größte Vorteil darin, von Verwaltungsaufgaben zu wertschöpfender Arbeit wechseln zu können: „Jetzt haben wir Zeit, anderen Menschen das Leben leichter zu machen.“
Ein Dream-Team für vernetzte Personalprozesse
n8n hat einen einfachen Rat für andere Unternehmen: Entscheidet euch für ein HR-Informationssystem, das sich problemlos mit eurer bestehenden Software integrieren lässt.
„Ein HRIS ist heute ein zentraler Bestandteil jeder Softwarelandschaft“, so Tom. „Jedes Unternehmen sollte ein HRIS einsetzen, das sich problemlos mit dem restlichen Ökosystem verbinden lässt.“
Der Wert von HiBob liegt für n8n nicht nur darin, Mitarbeiterdaten zu speichern. Entscheidend ist, dass sich die Daten sicher mit den Tools und Workflows verbinden lassen, die bereits genutzt werden.
„Mit HiBob lassen sich Silos aufbrechen. Es lässt sich einfach integrieren, ohne dabei die Berechtigungen zu beeinträchtigen.“
Das macht HiBob und n8n zu einer leistungsstarken Kombination.
„n8n und HiBob sind ein Dream-Team“, so Tom. „Im Grunde ist HiBob die Schnittstelle zu allen anderen Tools, die man im Einsatz hat.“
Skalieren, ohne die menschliche Komponente zu verlieren
n8n wächst weiterhin schnell, und das Personalteam entwickelt seine Strukturen laufend weiter.
„Wir bauen das Flugzeug während des Fluges“, sagt Gera.
Mit HiBob als globaler verlässlicher Datenquelle und den Automatisierungen von n8n hat das Team jedoch ein skalierbares Modell geschaffen.
Es ist schlank, vernetzt und auf die bestehende Arbeitsweise von n8n zugeschnitten: schnell, flexibel und von einer proaktiven Mentalität geprägt.
Für Gera gibt es ein klares Ziel. Automatisierung soll wiederkehrende Aufgaben übernehmen, damit sich das Personalteam auf die entscheidenden Momente konzentrieren kann.
„Ich kann mich auf die Dinge konzentrieren, die Spaß machen und wichtig sind“, sagt sie.
Der Ansatz von n8n hat dich inspiriert? Dann erfahre auch, wie die Heartcore HR AI Innovators Group von HiBob Kund:innen zusammenbringt, die mit KI und Automatisierung experimentieren. So können sie Ideen austauschen und von anderen lernen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen.
Wichtigste Erkenntnisse
- HiBob bietet n8n eine globale, verlässliche Datenquelle für Mitarbeiterdaten in Europa, dem Vereinigten Königreich und den USA.
- Die API und die granularen Berechtigungen von HiBob helfen n8n, sichere Automatisierungen auf Basis vertrauenswürdiger Personaldaten zu entwickeln.
- Dank HiBob und n8n-Workflows hat n8n den Onboarding-Verwaltungsaufwand des Personalteams um 90 % reduziert.
- HiBob unterstützt die proaktive Mentalität von n8n, indem es Kontext zu Mitarbeitenden bereitstellt, ohne sensible HR-Daten offenzulegen.
- Gemeinsam helfen HiBob und n8n einem schlanken HR-Team, schnelles Wachstum zu bewältigen und dabei die menschliche Komponente in der gesamten Organisation zu bewahren.
