Denna HR-case study handlar om n8n, ett snabbväxande mjukvaruföretag som är centralt inom AI-revolutionen.
Den Berlinbaserade plattformen för automatiserade arbetsflöden hjälper team att automatisera rutinuppgifter, koppla samman verktyg och skapa AI-drivna arbetsflöden som minskar det manuella arbetet.
Gera van Berlo, People Operations Lead på n8n, kom till företaget för 18 månader sedan. Då var de strax under 60 medarbetare. Idag har n8n fler än 330 medarbetare och är på väg att nå över 450 innan slutet av 2026.
För att hålla jämna steg med tillväxten behövde n8n:s People Operations-team mer än ett vanligt HR-system. De behövde en sammankopplad, gemensam informationskälla som kunde stötta såväl effektiv onboarding som automatisering, global verksamhet och en snabbrörlig utvecklarkultur. En viktig del av den grunden är HiBob.
Så hjälpte HiBob n8n med en skalbar HR-verksamhet
HiBob ersatte ett komplext HR-informationssystem som inte erbjöd de integrationer n8n behövde.
Eftersom n8n driver verksamhet i Europa, Storbritannien och USA skiljer sig dessutom regelverk, system och processer åt mellan olika regioner. ”HiBob är vår gemensamma informationskälla”, säger Gera. ”Alla har tillgång till Bob i samtliga regioner och vid behov integreras HiBob med det lokala regionala systemet.”
”Bob fungerar inte bara för mänskliga kollegor”, säger Tom Martens, Automation Engineer på n8n. ”Det är dessutom systemet som ger våra interna automatiseringar och AI-agenter den kontext de behöver.” HiBob stöttar alltså inte bara People Ops – det har blivit den tillförlitliga källan till medarbetardata som driver automatiseringar i hela verksamheten.
Det här är avgörande för fokusföretaget i vår HR-case study: n8n, ett företag vars produkt är just automatisering. För n8n är det ett grundkrav att HiBob kan integreras med företagets egna automatiseringar och tredjepartsintegrationer.
”Min roll går i grunden ut på att lyssna på de problem som andra interna team har”, säger Tom. ”Det handlar oftast om manuella processer där någon säger: ’Jag vill inte göra det här manuellt. Det är irriterande.’ Sedan försöker jag hitta sätt att automatiskt lösa det som behöver lösas.”
n8n använder HiBobs API för att göra utvalda medarbetardata tillgängliga på ett kontrollerat sätt, till exempel befattning, avdelning, land, startdatum, chef och team. Dessa data kan sedan användas i arbetsflöden i verktyg som Notion, Slack, supportsystem, onboardingöversikter och interna chattrobotar.
”HiBob innehåller en stor mängd mycket känsliga uppgifter, vilket är naturligt för alla HR-informationssystem”, säger Tom. ”Men svaren på frågor som ’vem är den här personens chef?’, ’vilket land arbetar personen i?’ eller ’vilket team tillhör personen?’ är information som man vill göra brett tillgänglig.”
”HiBob har mycket detaljerade API-behörigheter”, säger Tom. ”Det innebär att jag kan skriva till HiBob, men inte hämta data som jag saknar läsbehörighet för. HiBob hanterar det här oerhört bra och betydligt smidigare än vissa av konkurrenterna vi har tittat på.”
90 % kortare tid för onboardingprocessen
Onboarding är en av n8n:s största framgångar inom HR-verksamheten. När företaget rekryterar i snabb takt behöver HR-teamet hålla reda på nyanställda, inloggningsuppgifter, lokala regler, slutdatum för provanställningar, chefer och vad som krävs för effektiv onboarding i olika länder.
Före HR-automatisering innebar det mycket manuellt arbete.
”Före n8n:s automatisering med HiBob glömde jag minst en grej per person”, säger Gera. ”Man var alltid tvungen att gå tillbaka.”
Idag använder n8n data från HiBob och arbetsflöden i n8n för att driva en onboardingöversikt. Inloggningsuppgifter kan skapas automatiskt. Chefer kan få påminnelser i Slack när provanställningar närmar sig sitt slut. Onboardingprocesserna kan anpassas efter en nyanställds land, startdatum, chef eller plats.
”Allt tas om hand”, säger Gera. ”Nu har jag mer tid att prata med människor om mer komplexa och viktiga frågor, som visumärenden. Jag har mer tid för mänskliga möten.”
Effekten har varit betydande.
”Jag räknade på det”, säger Gera. ”Med automatiseringen som n8n skapade med HiBob minskade tiden per onboarding med 90 %.”
Automatiserad HR ger rum för meningsfullt arbete
För n8n handlar automatisering inte om att ersätta människor. Det handlar om att ta bort det manuella arbete som bromsar dem.
”Vi försöker använda AI på ett sätt som befriar människor från manuellt och jobbigt arbete”, säger Tom. ”Det hjälper människor att trivas med sitt arbete och fokusera på meningsfulla uppgifter.”
Supportteam kan undvika att tilldela ärenden till medarbetare som är lediga, istället för att kontrollera frånvarokalendrar manuellt. Effektiva onboardingflöden kan skapa konton automatiskt, istället för att någon manuellt kopierar e-postadresser från ett system till ett annat. Medarbetarna kan använda interna verktyg för att hitta den information de behöver, istället för att fråga HR-teamet om grundläggande teaminformation.
”Du sparar tid”, säger Tom. ”Men du får också högre precision, snabbare leveranser, större effektivitet och bättre insyn.”
För Gera är den största fördelen möjligheten att gå från administration till arbete med högre värde: ”Nu har vi tid att göra livet enklare för andra.”
En drömduo för en sammanlänkad HR-verksamhet
n8n:s råd till andra företag är enkelt: välj ett HR-informationssystem som lätt kan kopplas till resten av er programvarumiljö.
”Ett HR-system är numera en central del av varje programvarumiljö”, säger Tom. ”Alla företag bör införa ett HR-system som smidigt kan kopplas till det omgivande ekosystemet.”
För n8n ligger HiBobs värde inte bara i att systemet lagrar medarbetardata. Värdet ligger i att dessa data sedan kan kopplas säkert till de verktyg och arbetsflöden som människor redan använder.
”HiBob handlar om att riva silor”, säger Tom. ”Det är enkelt att integrera HiBob och samtidigt behålla behörighetskontrollen.”
Det gör HiBob och n8n till en kraftfull duo.
”n8n och HiBob är ett drömteam”, säger Tom. ”Det fungerar i princip som en kopplingspunkt till allt annat du kan tänkas använda.”
Skala upp utan att förlora den mänskliga kontakten
n8n fortsätter att växa snabbt – och HR-teamet fortsätter att utveckla verksamheten under resans gång.
”Vi bygger planet samtidigt som vi flyger det”, säger Gera.
Med HiBob som global, tillförlitlig informationskälla och n8n som motor för automatiseringarna runt den har teamet byggt en modell som kan skalas upp.
Modellen är resurssnål, sammanlänkad och utformad efter hur n8n redan arbetar: snabbt, flexibelt och utvecklarstyrt.
För Gera är målet tydligt. HR-automatiseringen ska ta bort det repetitiva arbetet så att HR-teamet kan fokusera på sådant som betyder mest.
”Jag kan fokusera på det som är roligt och viktigt”, säger Gera.
Om du inspireras av n8n:s arbetssätt samlar HiBobs Heartcore HR AI Innovators Group kunder som experimenterar med AI och automatisering. Här kan de utbyta idéer och lära av andra som arbetar med liknande utmaningar.
Viktiga lärdomar från vår HR-case study
- HiBob ger n8n en global, gemensam informationskälla för medarbetardata i Europa, Storbritannien och USA.
- HiBobs API och detaljerade behörigheter hjälper n8n att bygga säkra automatiseringar kring tillförlitliga HR-data.
- n8n minskade HR-teamets administrationstid för onboardingprocessen med 90 % med hjälp av HiBob och arbetsflöden i n8n.
- HiBob stödjer n8n:s utvecklarkultur genom att göra medarbetarkontext tillgänglig utan att känsliga HR-data exponeras.
- Tillsammans hjälper HiBob och n8n ett resurssnålt HR-team att stödja snabb tillväxt och samtidigt bevara det mänskliga i arbetet i hela organisationen
