n8n is een snelgroeiende software-start-up en speelt een belangrijke rol in de AI-revolutie.
Het platform voor de automatisering van workflows werd opgericht in Berlijn. Het doel: teams helpen routinetaken te automatiseren, tools te koppelen en AI-gestuurde workflows te bouwen die handmatig werk verminderen.
Gera van Berlo begon 18 maanden geleden als People Operations Lead bij n8n. Op dat moment telde het bedrijf net geen 60 medewerkers. Vandaag zijn dat er meer dan 330 en tegen eind 2026 verwacht het bedrijf meer dan 450 medewerkers in dienst te hebben.
Om deze groei bij te houden, had het People Operations-team van n8n meer nodig dan een traditioneel HR-systeem. Het was op zoek naar één centrale, verbonden bron van betrouwbare gegevens die automatisering, wereldwijde activiteiten en een snelgroeiende bedrijfscultuur kon ondersteunen. HiBob vormt een belangrijk onderdeel van die basis.
De People Operations van n8n opschalen
HiBob heeft het complexe HR-informatiesysteem dat n8n gebruikte vervangen, omdat het niet de juiste integraties bood.
n8n is actief in Europa, het VK en de VS. En voor verschillende regio’s en landen, gelden andere regels, systemen en processen. “HiBob is onze centrale bron van betrouwbare gegevens”, zegt Gera. “Iedereen heeft in alle regio’s toegang tot Bob en waar nodig integreert HiBob met het lokale systeem van de regio.”
“Bob werkt niet alleen voor menselijke collega’s”, zegt Tom Martens, Automation Engineer bij n8n. “Het systeem voorziet ook onze interne automatiseringen en AI-agents van de juiste context.” HiBob ondersteunt niet alleen People Operations: het is ook uitgegroeid tot dé betrouwbare bron van medewerkersgegevens die automatiseringen in de hele organisatie aanstuurt.
Dit is cruciaal voor n8n, een bedrijf waarvan het product automatisering is. Voor n8n is het een basisvereiste dat HiBob integreert met de eigen interne automatiseringen en integraties van derden.
“Mijn job is om te luisteren naar de problemen van andere interne teams”, zegt Tom. “Het gaat dan vooral om handmatige processen die mensen niet manueel willen doen, omdat ze tijdrovend zijn. Vervolgens probeer ik automatische oplossingen voor deze problemen te vinden.”
n8n gebruikt de API van HiBob om geselecteerde medewerkersgegevens gecontroleerd toegankelijk te maken; zoals functie, afdeling, land, startdatum, manager en team. Die gegevens ondersteunen vervolgens workflows in tools zoals Notion, Slack, ondersteuningssystemen, onboardingdashboards en interne chatbots.
“Zoals elk HR-informatiesysteem bevat ook HiBob enorm veel gevoelige gegevens”, zegt Tom. “Maar antwoorden op vragen als ‘wie is de manager van deze persoon?’, ‘in welk land werkt deze persoon?’ of ‘in welk team zit deze persoon?’ wil je juist voor iedereen beschikbaar maken.”
“HiBob heeft zeer gedetailleerde API-machtigingen”, zegt Tom. “Daardoor kan ik gegevens naar HiBob sturen, maar geen gegevens ophalen waarvoor ik niet bevoegd ben. HiBob regelt dit bijzonder goed en veel beter dan sommige concurrenten die we hebben bekeken.”
De onboardingtijd met 90% verminderen
Een van de grootste successen van n8n op het gebied van People Operations is de onboarding. Omdat het bedrijf snel groeit en veel nieuwe mensen aanneemt, moet het People Operations-team in verschillende landen zicht kunnen houden op nieuwe medewerkers, inloggegevens, lokale regels, proefperiodes, managers en onboardingtaken.
Vóór de HR-automatisering bracht dit enorm veel handmatig werk met zich mee.
“Vóór de automatisering met HiBob vergat ik bij de onboarding van elke persoon minstens één ding”, zegt Gera. “Het waren dingen die ik achteraf altijd moest oplossen.”
Tegenwoordig worden gegevens van HiBob met n8n-workflows gecombineerd tot een onboardingdashboard. Inloggegevens kunnen automatisch worden aangemaakt. Managers kunnen via Slack een herinnering ontvangen wanneer een proefperiode bijna afloopt. Onboardingprocessen kunnen worden aangepast aan het land, de startdatum, de manager of de locatie van een nieuwe medewerker.
“Alles wordt geregeld”, zegt Gera. “Daardoor heb ik nu ook meer tijd om met mensen te praten over complexere en belangrijke zaken, zoals visumproblemen. Ik heb meer tijd om een band op te bouwen.”
De impact is opvallend.
“Ik heb het berekend”, zegt Gera. “Dankzij de HR-automatisering die we met HiBob hebben ontwikkeld, neemt onboarding nu 90% minder tijd in beslag.”
Mensen helpen zich op belangrijk werk te focussen
Voor n8n draait automatisering niet om het vervangen van mensen. Het gaat om het wegnemen van handmatig werk dat veel tijd in beslag neemt.
“We proberen AI zo in te zetten dat mensen geen handmatig, frustrerend werk meer hoeven te doen”, zegt Tom. “Op deze manier hebben mensen meer plezier in hun werk en kunnen ze zich op belangrijk werk focussen.”
In plaats van afwezigheidskalenders handmatig te controleren, voorkomen ondersteuningsteams net dat tickets worden toegewezen aan medewerkers die met vakantie zijn. In plaats van e-mailadressen handmatig tussen systemen te kopiëren, maken onboardingworkflows automatisch accounts aan. In plaats van People Operations om algemene teaminformatie te vragen, gebruiken medewerkers interne tools om zelf de benodigde informatie op te zoeken.
“Zo bespaar je tijd”, zegt Tom. “Bovendien krijg je ook nauwkeurigere resultaten, snellere oplevertijden, meer efficiëntie en beter inzicht in processen.”
Voor Gera is het grootste voordeel dat er minder tijd naar administratie gaat en meer naar werk met een hogere toegevoegde waarde: “Nu hebben we veel meer tijd om het werk van anderen makkelijker te maken.”
Een dreamteam voor verbonden People Operations
Het advies van n8n voor andere bedrijven is eenvoudig: kies een HR-informatiesysteem dat makkelijk aansluit op de rest van je softwareomgeving.
“Een HRIS is tegenwoordig zo’n essentieel onderdeel van elke softwareomgeving”, zegt Tom. “Elk bedrijf zou een HRIS moeten gebruiken dat makkelijk aansluit op het omliggende ecosysteem.”
De waarde van HiBob voor n8n ligt niet alleen in de opslag van medewerkersgegevens. Het gaat er ook om dat die gegevens veilig kunnen worden gekoppeld aan de tools en workflows die werknemers al gebruiken.
“HiBob draait om meer verbinding binnen de organisatie”, zegt Tom. “HiBob is makkelijk te integreren, terwijl de machtigingen behouden blijven.”
Zo vullen HiBob en n8n elkaar perfect aan.
“n8n en HiBob zijn een dreamteam”, zegt Tom. “Het is in feite de schakel met alle andere tools die je team gebruikt.”
Opschalen zonder de menselijke benadering te verliezen
n8n groeit nog altijd snel en het People Operations-team blijft zich gaandeweg ontwikkelen.
“We bouwen het vliegtuig terwijl we ermee vliegen”, zegt Gera.
Met HiBob als wereldwijde bron van betrouwbare gegevens en de automatisering van n8n, heeft het team een schaalbaar model ontwikkeld.
Het is gestroomlijnd, verbonden en afgestemd op de manier waarop n8n al werkt: snel, flexibel en geleid door ontwikkelaars.
Voor Gera is het doel duidelijk. Automatisering moet repetitief werk wegnemen, zodat het People Ops-team zich kan richten op de momenten die echt belangrijk zijn.
“Ik kan me focussen op de dingen die leuk en belangrijk zijn”, zegt Gera.
Geïnspireerd door de aanpak van n8n? De Heartcore HR AI Innovators Group van HiBob brengt klanten samen die experimenteren met AI en automatisering. Zo ontstaat een plek om ideeën uit te wisselen en te leren van vakgenoten die vergelijkbare uitdagingen aanpakken.
Belangrijke conclusies
- HiBob biedt n8n een wereldwijde bron van betrouwbare medewerkersgegevens voor Europa, het VK en de VS.
- Met de API en gedetailleerde machtigingen van HiBob kan n8n veilige HR-automatiseringen bouwen rond betrouwbare medewerkersgegevens.
- Dankzij HiBob in combinatie met n8n-workflows verminderde n8n de administratietijd voor onboarding met 90%.
- HiBob ondersteunt de bedrijfscultuur van n8n door meer gegevens over medewerkers toegankelijk te maken zonder gevoelige HR-gegevens bloot te stellen.
- HiBob en n8n helpen samen een gestroomlijnd People Operations-team om snelle groei te ondersteunen en tegelijkertijd de menselijke connectie te behouden.
