Wenn Personen in ihrem Beruf Probleme damit haben, die an sie gestellten Erwartungen zu erfüllen, wird es zur Aufgabe der Personalabteilung, ihnen dabei zu helfen, wieder auf Kurs zu kommen.
Das bedeutet, dass man zunächst erkennen muss, was falsch läuft, und dann klare und messbare Verbesserungsziele setzt. Je nach Situation kann es notwendig sein, den Mitarbeitenden zusätzliche Motivation zu geben, indem man beispielsweise die potenziellen Auswirkungen einer gleichbleibenden Leistung beschreibt.
An diesem Punkt kommt der Leistungsverbesserungsplan (LVP) ins Spiel. Hierbei handelt es sich um ein klar strukturiertes Dokument, das die spezifischen Probleme in Bezug auf die Leistung einer Person aufzeigt. Ein LVP hilft sowohl dem Arbeitgeber als auch den Mitarbeitenden dabei, Fortschritte zu machen, indem ein organisierter Ansatz für das Leistungsmanagement – frei von jeglichen Unklarheiten – beschrieben wird.
Ein wirkungsvoller LVP deckt Probleme auf, legt Erwartungen fest und enthält Maßnahmen, die Einzelne ergreifen können, um Leistungslücken zu schließen. Der Plan kann zudem die Konsequenzen für nicht erreichte Ziele aufzeigen, sodass die individuellen Ziele mit denen des gesamten Teams in Einklang gebracht werden und ein gemeinschaftliches Gefühl von Zielsetzung und Richtung vermittelt wird.
Der größte Vorteil eines LVP ist jedoch, dass dadurch offene Kommunikation gefördert und die Zusammenarbeit bei der gemeinsamen Bewältigung von Problemen begünstigt wird. Er liefert beiden Seiten klare Messwerte für die gewünschten Leistungsverbesserungen und gibt allen Beteiligten eine bessere Chance, die erwarteten Ergebnisse zu erreichen.
In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du einen Leistungsverbesserungsplan selbst erstellen kannst, und stellen dir eine Vorlage für einen LVP zum Herunterladen zur Verfügung, die sich im Anschluss individuell anpassen lässt.
Gründe für den Gebrauch einer Leistungsverbesserungsplan-Vorlage
Es kann sehr zeitaufwändig sein, einen eigenen Plan zur Leistungsverbesserung zu erstellen, wenn man bei Null anfängt. Mit einer Vorlage spart man hingegen wertvolle Zeit und kann den LVP im gesamten Unternehmen gleichermaßen anwenden.
Die Verwendung einer LVP-Vorlage hilft bei der Verbesserung folgender Punkte:
- Konsistenz. Eine Vorlage sorgt dafür, dass die Teams deines Unternehmens ein strukturiertes sowie einheitliches LVP-Format einhalten. So wird sichergestellt, dass alle gleich behandelt und keine wichtigen Elemente übersehen werden.
- Effizienz. Die Verwendung einer Vorlage spart dem Team Zeit und Mühe, insbesondere wenn es sich um mehrere Mitarbeitende handelt oder in deinem Unternehmen regelmäßig LVP erstellt werden. Die Pläne bieten einen einfachen Einstieg, sodass man nicht jedes Mal einen komplett neuen Plan erstellen muss.
- Klarheit. Unsere LVP-Vorlage besteht aus übersichtlichen Abschnitten für die Identifizierung von Leistungsproblemen, das Festlegen von Erwartungen, die Ausarbeitung von konkreten Handlungsplänen und das Aufzeigen von Konsequenzen. So ist der Plan für alle leicht zu verstehen und zu befolgen.
- Anpassbarkeit. Die Grundstruktur der LVP-Vorlage gestattet es deinen Teammitgliedern, ihn an spezifische Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie an jede Situation anzupassen.
- Professionalität. Das Einführen einer unternehmensweiten Vorlage ermöglicht es dir, diese einheitlich zu gestalten bzw. zu formatieren, sodass sie einen professionelleren Eindruck machen und ein kohärenterer Ansatz zur Leistungsverbesserung in deinem Unternehmen gefördert wird.
- Dokumentation. Jeder HR-Prozess, der sich auf ein Leistungsproblem bezieht, erfordert aus rechtlicher Hinsicht eine umfassende Dokumentation. Eine LVP-Vorlage ermutigt deine Mitarbeitenden dazu, Probleme, Erwartungen, Schritte und Ergebnisse festzuhalten und kann zudem eine wertvolle Quelle für das Prüfen der Fortschritte sein – sowie in der Zukunft als Referenz für Bewertungen oder Überprüfungen dienen.
- Schulungen. Vorlagen können als Hilfsmittel für Schulungszwecke für Personalverantwortliche und Manager:innen dienen, sodass diese die wichtigsten Komponenten eines LVP sowie etwaige unternehmensspezifische Details verstehen und darüber hinaus lernen, wie man bei Bedarf einen LVP selbst erstellen kann.
- Rechenschaftspflicht. Eine LVP-Vorlage macht alle rechenschaftspflichtig, die am Leistungsüberprüfungsprozess beteiligt sind: mit Unterschriften und Notizen, die das Einverständnis aller Beteiligten in Bezug auf die Einhaltung der festgelegten Schritte widerspiegeln.
Die Anwendung einer LVP-Vorlage in deinem Unternehmen unterstützt die Optimierung deiner HR-Prozesse und sorgt für mehr Konsistenz sowie eine gewisse Rechenschaftspflicht unter den Mitarbeitenden. Sie bietet zudem eine klare Struktur, an der sich sowohl Teammitglieder als auch Manager:innen gleichermaßen orientieren können.
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Grundlegende Bestandteile eines Leistungsverbesserungsplans
Eine gute Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan ist die Basis einer Leistungsbewertung. Achte daher darauf, dass deine LVP-Vorlage die folgenden grundlegenden Komponenten enthält:
- Die Identifizierung der Leistungsprobleme. Dein LVP sollte die leistungsverbesserungswürdigen Bereiche der Teammitglieder klar benennen – und gegebenenfalls sogar mit relevanten Beispielen und Daten untermauern.
- Eine klare Definition der Erwartungen. Das Aufstellen messbarer Erwartungen zur Verbesserung macht den nötigen Prozess für alle daran Beteiligten deutlich. Sorge stets dafür, dass dein LVP genaustens vermittelt, wie der Erfolg in den verbesserungsbedürftigen Bereichen aussehen soll.
- Einen Handlungsplan. Ein effektiver Plan zeigt den Mitarbeitenden die nötigen Schritte, die erforderlich sind, um die Leistungserwartungen etappenweise, in der vorgegebenen Zeit, zu erfüllen.
- Einen Überwachungsprozess und die folgenden Schritte. Die Folgen eines LVP sollten messbar sein, daher sollte man beim Erstellen des Plans notieren, wie der Fortschritt in zeitlichen Abständen überwacht wird und von wem das Feedback kommt. Es kann zudem hilfreich sein, die zu erwartenden resultierenden Schritte zu beschreiben – vorausgesetzt, die Person erfüllt die LVP-Erwartungen bis zum Ende des festgelegten Zeitraums.
Das Erstellen eines effektiven Leistungsverbesserungsplans
Entscheidend ist, dass ein gut durchdachter LVP stets der Verbesserung der Arbeit einer Person dienen sollte, nicht etwa der Bestrafung dieser. Daher ist es wichtig, die Basis für die Umsetzung eines LVP offen zu besprechen und erreichbare Ziele zu setzen.
Bei erfolgreicher Anwendung hilfst du somit nicht nur Einzelnen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen, sondern leistest auch einen wertvollen Beitrag für dein gesamtes Unternehmen.
Unsere Top-Tipps zur Erstellung eines effektiven Leistungsverbesserungsplans:
- Sei konkret und achte auf Messbarkeit. Achte darauf, erreichbare Ziele klar und deutlich zu formulieren: Leistungsprobleme sollten mit konkreten Beispielen oder Daten sowie mit CLEVEREN Lösungsansätzen festgehalten werden. Vermeide schwammige Formulierungen und achte darauf, dass der Erfolg objektiv messbar ist.
- Setze Ziele gemeinsam fest. Die Einbindung der betroffenen Individuen bei der Zielsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg. Ermutige sie dazu, sich aktiv einzubringen, um ihnen ein Gefühl von Kontrolle in Bezug auf ihre Leistungsverbesserungsziele zu vermitteln. Stelle zudem sicher, dass sie die festgelegten Erwartungen verstehen und diesen zustimmen.
- Sorge für Unterstützung, Anleitung und Ressourcen. Die beste Leistung entsteht im Team – biete daher notwendige Hilfsmittel, Schulungen, Beratung und Mentoring an, um die Mitarbeitenden bei ihrer Leistungsverbesserung zu unterstützen. Nutze die LVP-Vorlage, um die verfügbare Unterstützung bzw. ihren Umfang festzuhalten.
Die Anpassung der Leistungsverbesserungsplan-Vorlage
Die positiven Resultate eines LVP hängen davon ab, dass die Mitarbeitenden konkretes Feedback zu ihrer Leistung erhalten, um damit einen erreichbaren Weg zu finden, ihre Arbeit erfolgreich zu verbessern.
Daher ist es entscheidend, einen individuell angepassten Handlungsplan zu bieten, der auf die jeweilige Situation jeder einzelnen Person ausgelegt ist.
Das individuelle Personalisieren gewährleistet, dass die identifizierten Leistungsprobleme exakt festgehalten werden und gesetzte Verbesserungsziele sowohl relevant als auch realistisch ausfallen. Es spiegelt zudem einen persönlichen Ansatz wider, was das allgemeine Engagement der Mitarbeitenden sowie ihre Hingabe im Laufe des Verbesserungsprozesses fördert.
Das Anpassen der LVP-Vorlage an spezielle Umstände und Zielsetzungen begünstigt den Erfolg einzelner Leistungsverbesserungen sowie die allgemeine Entwicklung aller Mitarbeitenden.
Unsere kostenlose Leistungsverbesserungsplan-Vorlage
Eine wahrhaft effektive Entwicklungsplan-Vorlage für Mitarbeitende muss an die spezifischen Bedürfnisse der betreffenden Person angepasst sein. Unser Beispiel für einen Leistungsverbesserungsplan bietet eine gute Grundlage. Jedoch solltest du es nach Belieben an deine Anforderungen und Unternehmensrichtlinien anpassen.
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Beispiele für Leistungsverbesserungspläne
LVP können je nach Art deines Unternehmens sowie den spezifischen Umständen viele verschiedene Formen haben. Im Folgenden findest du wesentliche Auszüge aus den am häufigsten abgeschlossenen LVP-Beispielen, die HR-Teams behandeln, wie z. B. Leistungsverbesserungspläne für Anwesenheitsprobleme oder unerreichte Verkaufsziele.
Beispiel Nr. 1: Mangelhafter Kundenservice
Beispiel Nr. 2: Fehlzeiten und verpasste Fristen
Beispiel Nr. 3: Unbefriedigende Verkaufsleistung
Tipps für eine erfolgreiche LVP-Anwendung
Einen Leistungsverbesserungsplan erfolgreich bei der Arbeit umzusetzen, erfordert von Anfang bis Ende eine unmissverständliche Kommunikation aller Beteiligten. Alle sollten verstehen, welche Rolle sie dabei spielen, welche Verantwortung bei ihnen liegt und wie das erwünschte Ergebnis aussieht.
Es ist zudem von Vorteil, regelmäßig eine Leistungsbeurteilungs-Checkliste der Mitarbeitenden auszufüllen, sodass der Fortschritt genaustens festgehalten werden kann, laufendes Feedback erfolgt und, falls nötig, etwaige Anpassungen vorgenommen werden können. Achte zudem darauf, Lehren aus der vielfältigen LVP-Anwendung zu ziehen und ggf. deinen Ansatz und die Vorlage entsprechend anzupassen.
Ein kohärenter Schulungsplan, der direkt mit dem LVP verknüpft wird, verbessert die Erfolgschancen deiner Teams enorm. Sorge für die Bereitstellung angemessener Ressourcen, eine durchgängig offene Kommunikation und ziehe die Nutzung einer Leistungsmanagement-Software für die Mitarbeitenden in Erwägung, sodass dem Erfolg deiner LVP-Prozesse nichts mehr im Wege steht.