Wat is een onboardingproces van medewerkers?
De Oxford Dictionary definieert onboarding als ‘de actie of het proces van het integreren van een nieuwe medewerker in een organisatie of het vertrouwd maken van een nieuwe klant met de producten of diensten van een organisatie’.
Een succesvol onboardingproces begint wanneer het sollicitatiegesprek met de gekozen kandidaat eindigt. Dit betekent het begin van een actieve betrokkenheid tussen de werkgever en de nieuwe medewerker.
Bij sommige bedrijven duurt het onboardingproces slechts één dag, terwijl andere bedrijven hun nieuwe medewerkers in het team integreren met preboarding- en onboardingprocessen die veel langer duren dan 90 dagen.
Waarom onboarding zo belangrijk is
Het gezegde ‘je hebt maar één kans om een goede eerste indruk te maken’ geldt net zo goed voor bedrijven als voor mensen. HR-leiders die dit begrijpen en hun onboarding optimaliseren om een positieve eerste indruk te maken op nieuwe medewerkers, profiteren van veel voordelen, zoals een betere integratie in de bedrijfscultuur en een grotere betrokkenheid.
Hogere retentie
HR-leiders die een gestructureerde onboarding implementeren en zich richten op retentie van hun medewerkers, hebben meer kans om de hoge kosten, verminderde productiviteit en potentiële schade aan de bedrijfscultuur te voorkomen die mogelijk ontstaan wanneer mensen hun baan verlaten. Van medewerkers die een goed en gestructureerd onboardingproces hebben ervaren bij hun indiensttreding, is de kans dat ze er een jaar later nog werken 81 procent groter.
Verhoogde productiviteit
Of nieuwe medewerkers nu mensen vervangen die een organisatie verlaten of zijn aangenomen om nieuwe functies te vervullen, het kost hoe dan ook tijd om nieuwe medewerkers in te werken. Uit een onderzoek van de Aberdeen Group blijkt dat 54 procent van de organisaties met een formele onboarding een hogere productiviteit van nieuwe medewerkers ervaart.
Het doel van een onboardingproces
Uiteindelijk wil je met goede onboarding bereiken dat je medewerkers meer betrokken zijn, productief zijn en uiteindelijk langer bij je bedrijf blijven.
Het hele bedrijf, de HR-professionals en de nieuwe medewerkers hebben allemaal baat bij een gestructureerd onboardingproces.
Een onboardingchecklist zorgt ervoor dat het bedrijf de wettelijke voorschriften naleeft. Het waarborgt een eerlijk en rechtvaardig systeem, zodat nieuwe medewerkers niet achterblijven als een anderen een meer ijverige, hands-on manager hebben. Dat betekent dat nieuwe medewerkers al snel na hun indiensttreding productief kunnen zijn en een positieve impact kunnen hebben op het bedrijf.
Op grotere schaal helpt een effectieve onboarding ook het personeelsverloop te verminderen, zodat bedrijven recruitmentkosten kunnen voorkomen.
Voor HR-professionals vermindert een onboardingchecklist de administratieve rompslomp die komt kijken bij het verwelkomen van nieuwe medewerkers in het bedrijf. Dat is een bijzonder belangrijk voordeel voor snelgroeiende bedrijven die wekelijks nieuwe medewerkers aannemen.
Wanneer ze weten dat alle ondersteuning die hun nieuwe medewerkers nodig hebben beschikbaar is, kunnen HR-professionals zich concentreren op andere bedrijfsactiviteiten.
Nieuwe medewerkers profiteren, wanneer de werkgever een onboardingchecklist hanteert, van een consistente ervaring, zodat ze vanaf de eerste dag voelen dat ze erbij horen.
Met de ondersteuning die ze nodig hebben om direct aan de slag te gaan en gefocust te blijven, kunnen nieuwe medewerkers zich snel betrokken voelen bij hun nieuwe werkgever en bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Wat is een onboardingchecklist en waarvoor dient het?
Een goed onboardingproces heeft veel onderdelen, die meestal tegelijkertijd moeten worden afgehandeld. Daarom is het belangrijk om een solide procedure op te zetten.
Wanneer je het onboardingproces voor je organisatie opstelt, moet je aandacht besteden aan vijf belangrijke aspecten: compliance, logistiek, management, training en culturele betrokkenheid.
Je organisatie heeft misschien ook aanvullende items nodig die specifiek zijn voor jouw bedrijf of branche.
<<Download deze onboardingchecklists en zet een solide procedure op.>>
1. Compliance
Wettelijke compliance en compliance met de regels van jouw organisatie kunnen vaak op afstand worden voltooid, grotendeels nog vóór de eerste werkdag van nieuwe medewerkers:
- Arbeidsovereenkomsten
- HMRC op de hoogte stellen van de nieuwe medewerkers en hun belastingcode
- Bedrijfsbeleid lezen
- Gezondheids- en veiligheidstraining
- Alle andere wettelijke vereisten die relevant zijn voor je bedrijf (bijv. geheimhoudingsovereenkomsten)
2. Logistiek
Logistiek is de basis die ervoor zorgt dat je nieuwe medewerkers op de juiste plaats zijn om hun werk te doen:
- Locaties en routebeschrijvingen, zodat ze weten waar ze naartoe moeten
- Zorgen voor gemakkelijke toegang voor medewerkers met een beperking
- Hun bureau kiezen
- Hun telefoon instellen
- Een computer ter beschikking stellen of helpen bij het instellen van je systemen op een eigen apparaat van de medewerkers
- Toegang geven tot internet
- Hun payroll opzetten
- Toegang geven tot specifieke systemen die je in het bedrijf gebruikt, zoals Bob
3. Management
Met goed management laat je de nieuwe medewerkers niet alleen hun werk doen, je ondersteunt ze ook om het sneller goed te doen. Dit is waar de wervingsmanager er echt bij betrokken wordt:
- Relevante bedrijfs- en teaminformatie verstrekken, zoals over wat je doet en hoe je dat doet
- De nieuwe medewerkers wegwijs maken in de bedrijfs- en teamprocessen
(bijv. vergaderruimtes reserveren of vakanties plannen) - Doelen stellen voor 30, 60 en 90 dagen, zodat de nieuwe medewerkers weten waarop ze zich moeten focussen
- De nieuwe medewerkers toevoegen aan de vakantieagenda van het bedrijf en laten weten wanneer ze hun vakantiedagen kunnen opnemen
4. Training
De meeste nieuwe medewerkers hebben bij aankomst enige training nodig, dus het is belangrijk om consequent trainingsmogelijkheden aan te bieden die ze snel op weg helpen:
- Kennismaken met de trainingsprocessen, de systemen en het beleid, zodat de nieuwe medewerkers weten wat er van ze wordt verwacht en dat er voor hun ontwikkeling wordt gezorgd
- Vaardigheden en kennis beoordelen en evalueren. Dit zal het verdere verloop van hun persoonlijke ontwikkelingsplan beïnvloeden
- Supervisie opstellen en mentors aanstellen
- Eventuele functiespecifieke training opzetten
5. Culturele betrokkenheid
37 procent van de werkenden heeft wel eens een baan afgewezen omdat ze het gevoel hadden dat de bedrijfscultuur niet bij ze paste of dat ze niet met hun collega’s zouden kunnen opschieten. Ga als volgt te werk om dit vanaf dag één meteen goed aan te pakken:
- Leg de bedrijfscultuur en -waarden uit, zodat de nieuwe personen begrijpen waarom jullie doen wat jullie doen
- Stel ze voor aan hun directe team en eventuele collega’s waarmee ze regelmatig nauw zullen samenwerken
- Stel ze voor aan belangrijke mensen in het bedrijf, zoals afdelingshoofden, leden van het managementteam en IT-ondersteuning
- Help de nieuwe medewerkers om een band op te bouwen met collega’s, op basis van gemeenschappelijke professionele en persoonlijke interesses
- Organiseer welkomstevenementen, zoals kennismakingsgesprekken met de CEO, een eerste vrijdagmiddagborrel na het werk en welkomstlunches
Wat moet er in je onboardingchecklist staan?
Een onboardingchecklist is een manier voor wervingsmanagers om de stappen te organiseren die nodig zijn bij het begeleiden van nieuwe medewerkers tijdens hun eerste dagen en maanden. Het afvinken van een onboardingchecklist betekent niet automatisch een geslaagde onboarding. Het doel is om nieuwe medewerkers te laten weten wat ze kunnen verwachten in de beginfase en wat het bedrijf op de lange termijn van ze wil.
Meestal omvatten onboardingchecklists:
- Recruitmentproces
- Rol van de werkgever
- Het stellen van doelen
- Training voor de functie
- Kennismaking met de bedrijfscultuur
- Datums voor check-ins
- Bijeenkomsten met collega’s of leidinggevenden
- Documentatie
- Training over het product of de dienst van het bedrijf
#gated-link<<Download deze onboardingchecklists en zet een solide procedure op.>>
Onze onboardingchecklists voor nieuwe medewerkers
Onboardingchecklist voor de week voorafgaand aan de eerste dag
Onboardingchecklist voor de eerste dag
Onboardingchecklist voor de eerste week
Onboardingchecklist voor managers
Virtuele onboardingchecklist
Documentatie-checklist voor de onboarding van nieuwe medewerkers
<<Download deze onboardingchecklists en zet een solide procedure op.>>
Een warm welkom en een prettige kennismaking helpen nieuwe medewerkers om zich thuis te voelen. Je kunt hierbije-mailtemplates voor onboarding gebruiken. Hieronder vind je twee essentiële e-mails die je kunt kopiëren en plakken. Je hoeft alleen maar de delen tussen haken aan te passen:
Aanbevolen voor verder leesplezier
Volgende stappen na het onboardingproces
Hoe maak je de overgang van de onboarding van de nieuwe medewerkers naar de reguliere HR-betrokkenheid die andere teamleden krijgen? Heb je een plan?
Vind het juiste moment
We raden aan om te kijken naar de activiteiten die je normaal gesproken met je teamleden uitvoert. Bepaal vervolgens het beste moment om je nieuwe medewerkers hierbij te betrekken.
Als je nieuwe medewerkers bijvoorbeeld in mei beginnen en je jaarlijkse functioneringsgesprekken in juni plaatsvinden, heeft het geen zin om ze daar al bij te betrekken in het jaar van de werving.
Laat ze weten wat van ze wordt verwacht
Niemand vindt het leuk om te worden verrast door nieuwe procedures waarvan ze deel moeten uitmaken, dus laat ze al in een vroeg stadium weten wat er van ze wordt verwacht.
Een korte e-mail met een lijst of een gids in je HR-documenten voor medewerkers betekent dat ze er later op kunnen terugvallen. Wat voor jou vanzelfsprekend is, is voor hen misschien volkomen nieuw.
Maak kennis met Bob
HiBob heeft een modern HR-platform gebouwd dat speciaal is ontworpen voor de behoeften van moderne organisaties, zowel vandaag als morgen.
We hebben ons geconcentreerd op het bouwen van iets dat staat als een huis, maar toch intuïtief en eenvoudig te gebruiken is. Daarom hebben duizenden snelgroeiende moderne, middelgrote bedrijven gekozen voor het platform van Bob.
Voor HR automatiseert Bob een groot aantal veelvoorkomende processen, biedt het betere supervisie op en zichtbaarheid van de bedrijfsactiviteiten en brengt het alle HR-gegevens bijeen in één veilige, gebruiksvriendelijke omgeving.
Voor managers geeft Bob toegang tot gegevens en inzichten waarmee ze effectiever leiding kunnen geven en processen kunnen stroomlijnen.
Voor medewerkers biedt Bob de tools en de informatie die ze nodig hebben om verbinding te maken, zich verder te ontwikkelen en te groeien.