Introduktion
Det råder ingen tvekan om att vår samtid präglas av förändring och uppbrott.
Vid nedstängningen 2020 trodde många av oss att allt skulle återgå till det normala efter bara några veckor. Vi hoppades samma sak 2021. Nu är det 2022, och de flesta av oss har börjat inse att återgången till det gamla inte kommer att bli av. Vi lever i en tid med enorma förändringar: tekniskt, socialt och yrkesmässigt.
HR hamnar i centrum för alla dessa förändringar på arbetsplatser och i affärsvärlden. De viktigaste resultaten från forskning som vi genomfört tillsammans med Fiverr bekräftar bilden av att människor lämnar sina jobb i snabb takt för att få större flexibilitet i arbetet. Den stora uppsägningen berör inte bara personer i vissa roller som längtar efter omväxling.
Människor i alla slags roller omfattas, och enligt forskningen ser personalomsättningen nästan likadan ut oavsett bransch. I många avseenden beror de här förändringarna på att covid-19 förändrade människors förväntningar och prioriteter. Å andra sidan har många av dessa förändringar varit på väg sedan länge, covid-19 snabbade bara på utvecklingen.
Detta har gjort att företag över hela världen kämpar med att hitta sätt att fylla kompetensklyftorna. De försöker också undvika en negativ inverkan från personalomsättningen på själva organisationen. Våra undersökningsresultat visar att HR-ledare och rekryteringschefer har samma bild av hur personalomsättningen inverkar på organisationen. Allt arbete med att lära upp nya medarbetare inverkar negativt både på medarbetarupplevelsen och arbetsflödena. Moralen och produktiviteten blir lidande av kompetensklyftan och tiden som går åt till att hitta ersättare för dem som slutar.
I en tid präglad av stor osäkerhet och enorma förändringar finns det tre HR-utmaningar som är extra akuta:
- Framtidens arbete: Hur kommer arbetsplatsen att se ut i det ”nya normala”?
- Kompetensbrist: Hur gör företag för att tillsätta roller med personer som har rätt kompetens?
- Nya standarder för medarbetarnas hälsa och säkerhet: Var och hur kan HR säkerställa att arbetsmiljön är säker och hälsosam?
HR-teknik är lösningen när HR-teamen ska lösa företagens mest akuta HR-utmaningar.
I den här guiden utforskar vi varför det är så viktigt att ha tillgång till centraliserade HR-verktyg och -resurser och hur HR tech kan göra verksamheten mer flexibel och lättare anpassas till dagens föränderliga arbetsmiljö.
Moderna HR-översikter som passar era behov
System för rekrytering, onboarding, utbildning, löner och prestationshantering blir ineffektiva utan en samlad översikt där användarna får tag på det de behöver när de behöver det och där informationen översätts mellan de olika systemen.
Å andra sidan kan smidigt utformade översikter och användarupplevelser skapa engagemang och bättre underlag för beslut. Dessbättre finns det nu moderna HR-system med intuitiva arbetsflöden och användarvänliga gränssnitt som effektiviserar core HR-processerna och ersätter de klumpiga och arbetskrävande systemen.
Moderna HR-lösningar behöver ingen särskild anpassning utan kan enkelt utformas efter företagets krav. Funktionerna är enkla att integrera med de vanliga arbetsrutinerna och förenklar godkännandecykler och andra processer.
Här är några av funktionerna som du hittar i ett modernt HR/HCM-system:
- En komplett visning av hela teamet
- Botar som kan besvara standardfrågor
- Tidsredovisning som hanteras av medarbetaren
- Flexibla arbetsflöden för onboarding
- Enkäter för insamling av synpunkter från de anställda
- Arbetsflöden för ersättningar
Modern HR tech samlar core-processerna i ett system och erbjuder lättillgängliga översikter med data baserade på varje användares behov. I dessa översikter kan du få underlag till beslut, granska nyckeltal om exempelvis kompetensbrister och ge tillgång till viktig säkerhetsinformation för platsen (t.ex. om krav på vaccinationer och annan efterlevnad). Dagens HR-team behöver data för att kunna analysera varje situation och planera för framtiden. Översikter med nyckeldata ger HR det stöd de behöver för att möta dagens stora utmaningar.
Förenkla med integrerade översikter
Innan SmartRecruiters HR-team implementerade en HR-lösning utfördes många processer manuellt med hjälp av kalkylblad. I takt med att företaget växte blev arbetet alltmer komplext och ineffektivt. SmartRecruiters hade dessutom en målsättning om att minska antalet använda plattformar.
De ville ha ett system som inte bara var ”ännu ett verktyg”, utan en plattform som var så användbar att HR kunde hantera alla sina processer där samtidigt som de anställda hade nytta av den. Eftersom företaget redan använde Slack som primär kommunikationsmetod, krävdes en integration med det verktyget för att teammedlemmarna skulle uppfatta plattformen som en del av arbetsflödet.
Deras nya medarbetaröversikt i Bob innehåller alla de HR-nyckeltal som efterfrågas av såväl koncernledning som andra avdelningar, till exempel löneinformation för ekonomiavdelningen eller uppgifter om antal anställda, tillväxt, personalomsättning och uppsägningsstatistik för ledningsnivån. Genom att använda Bob som en central plattform kan HR-teamet skapa diagram och rapporter direkt i Bob, utan att använda kalkylblad eller någon annan programvara.
Med HR tech förverkligas visionen om en global personalstyrka
Oavsett om du planerar för HR i ett dynamiskt startup-företag eller ett företag som redan har verksamhet världen över, är det en svår uppgift att hantera HR i flera länder eller delstater. Hela komplexiteten med löner och olika regelverk understryker vikten av att hitta ett system som passar era behov – utan att kräva omfattande och ineffektiva tillfälliga lösningar.
I dagens ”globala by” kan företag rekrytera internationellt och utnyttja affärstillfällen över hela världen samtidigt som de expanderar. Covid-19 har också inneburit nya tillfällen för människor att jobba var de vill. Men många företag kan inte hantera dessa nya och förändrade omständigheter.
Dagens HR tech måste bidra till visionen om en global personalstyrka genom att få alla att arbeta mot samma mål, bevara företagskulturen oavsett plats och underlätta nödvändiga lokalanpassningar som inte äventyrar en enhetlig företagsstrategi.
Ett heltäckande HR/HCM-system för den moderna personalstyrkan
Ett modernt HR/HCM-system som byggts för globala organisationer kan hantera nödvändiga detaljer som:
- Olika tidszoner och arbetstider
- Kalendrar med lokala helgdagar för schemaläggning
- Anpassning till lokala regelverk
- Konstant tillgänglig tech-support
- Kontorsanpassade/geografiskt anpassade startsidor
- Sätt för kollegor att hålla kontakt och engagera sig
Oavsett plats är modern HR tech alltid tillgänglig och erbjuder samma användarupplevelse till alla. Ett globalt och flexibelt system är gränsöverskridande och hjälper organisationer att bredda sina talangpooler.
För att organisationer ska kunna utvecklas, engagera medarbetarna och få tillgång till personal med rätt kompetens måste de kunna agera snabbt och effektivt – över hela världen. Modern HR tech hjälper teamen att hantera sina mest akuta utmaningar. Tekniken gör det möjligt för HR att anpassa sig till det nya normala med en personalstyrka på distans och ger dessutom tillgång till en större talangpool där de kan hitta kompetensen som behövs. Viktigast av allt är att HR-teamen kan fortsätta att fungera även vid allvarliga hälso- eller säkerhetskriser som kräver att medarbetarna arbetar hemifrån. Med HR tech som byggts för globala team och egenskaper som hög tillgänglighet och stor anpassningsförmåga kan företag engagera och behålla en multinationell personalstyrka.
Gör det möjligt att arbeta var man vill
Bankjätten American Express meddelade under hösten 2021 att de tänkte låta sina medarbetare arbeta på valfri plats i världen fyra veckor per år. Organisationen införde ett öppet arbetssätt för arbete hemifrån som de kallade AmexFlex. Inom ramen för programmet delades personalen upp i kategorierna hybrid, på kontoret och helt virtuella.
”Målet var i slutänden att uppnå det bästa av två världar – vi ville bevara kreativiteten, samspelet, samarbetet och relationsskapandet som följer av det personliga mötet, och samtidigt slå vakt om den flexibilitet och de framsteg som vi uppnått tillsammans i den virtuella världen”, sa Stephen J. Squeri, Chief Executive Officer.
Som detta djärva initiativ har visat går det att jobba överallt, vare sig medarbetarna befinner sig på kontoret eller i ett annat land. Organisationer som American Express använder sig av teknik för att gå vidare med utvecklingen av virtuella arbetsformer parallellt med andra initiativ.
Engagera personalen och skapa kontakt med HR tech
En sak vi har lärt oss från den stora uppsägningen är att den personliga kontakten är viktig för att behålla kompetensen. Om anställda inte känner engagemang för organisationen eller sina kollegor är sannolikheten mycket högre för att de säger upp sig. En stark drivkraft för engagemang är att visa uppskattning till medarbetarna för deras insatser och allt som de bidrar med till organisationen.
”Uppskattning till medarbetarna är viktigare än någonsin i dagens arbetsmiljö med mycket distansarbete”, enligt Forbes. ”Ett väl genomfört program för uppskattning kan förbättra företagskulturen, öka medarbetarnas engagemang och få dem att stanna kvar.Så här mitt i den stora uppsägningen är det avgörande att fokusera på företagskulturen, eftersom utvecklingen har visat att människor numera bryr sig mer om vilken typ av arbete de utför än förmåner av olika slag.”
Det räcker inte bara med ett mejl som säger hej och tack för att dina medarbetare ska känna sig sedda och uppskattade. Strategiskt arbete med uppskattning kräver en plattform där det är lätt för alla att ge shoutouts till andra i organisationen.
Förenkla processer och öka medarbetarnas engagemang
Ett modernt HR-system hjälper till med att:
- Sprida insikten om hur fantastiska medarbetare du har
- Följa upp tjänstgöringstid för chefer som vill lyfta fram särskilda prestationer
- Erbjuda en plats där nyanställda kan välkomnas så att medarbetarna får lära känna varandra
- Fira ett teams prestationer med inlägg eller beröm
I en stabil företagskultur som strävar efter engagemang och kontaktskapande måste det finnas en metod för att visa uppskattning för alla medarbetare. I ett modernt HR-system är det enkelt att arbeta med uppskattning och alla teammedlemmar kan hylla varandra. HR tech kan hjälpa företag att visa för sin personal att de är uppskattade och uppmuntra dem att stanna kvar.
Ett modernt HR-system hjälper också chefer att hantera riktigt svåra utmaningar med funktioner som uppmuntrar till kontaktskapande och engagemang. Som chef kan du lyfta fram medarbetare som lär sig nya färdigheter med uppskattning som drivs av HR tech. HR tech kan också hjälpa chefer och HR-team att öka medarbetarnas välbefinnande genom regelbundna kontakter och shoutouts som stärker en positiv och tillväxtorienterad inställning.
Främja engagemang, uppskattning och samarbete
Det snabbväxande data intelligence-företaget BigID har anställda i många olika länder över hela världen. BigID sökte efter ett sätt att samla alla sina medarbetare. På bara tre år ökade antalet anställda på företaget från 80 till 400 personer. När organisationer växer så här snabbt blir det oerhört viktigt att medarbetarna enkelt kan få kontakt och bygga relationer.
Bobs startsida uppfyller deras behov av kontakt. Här presenterar BigID varje nyanställd med en bild och en presentation. De nya kollegorna svarar med välkomsthälsningar och emojis. De publicerar även beröm och shoutouts för att gratulera kollegor till ett bra jobb eller fira viktiga milstolpar. De här inläggen på startsidan kan också nå medarbetare via mejl och genom Bobs integrering med Slack så att man kan vara säker på att alla får informationen i den kanal som de föredrar.
Detta snabbväxande företag måste ha ett HR-system som kan växa tillsammans med dem för att fortsätta vara framgångsrikt. BigID har genom att utnyttja modern HR tech fått verktygen de behöver för att skapa en fantastisk arbetsplats med mer av engagemang, samarbete och kontakter.
Slutsats
Svaret är givet – ett modernt HR-system gör livet enklare för HR och hjälper dem att möta dagens stora utmaningar. Dagens HR-ansvariga står inför en radikalt annorlunda arbetsmiljö än förr. Äldre HR-plattformar helt enkelt inte tillräckligt sofistikerade för att hänga med i utvecklingen.
Dessbättre finns nu moderna HR-system med intuitiva arbetsflöden och användarvänliga gränssnitt som effektiviserar core HR, istället för tråkiga gränssnitt med tidskrävande arbetsuppgifter. Dagens bästa lösningar fungerar smidigt med standardrutiner och ger en enhetlig medarbetarupplevelse.
HR tech med fokus på företagskulturen är en skalbar lösning som möjliggör datadrivna beslut, hantering av utspridda team och ökat engagemang. Den är utformad för att ge en bättre upplevelse för alla i organisationen, från vd som behöver data (läs statistik!) till någon som gör sin första dag på jobbet och vill känna sig välkommen.
HR-ansvariga behöver ha en HR-plattform som hjälper dem att komma åt medarbetaruppgifter, följa upp nyckeltal i verksamheten och mäta prestationer. HR-plattformen måste också kunna hantera dagens mobila personalstyrka som kan vara spridd över hela världen. HR-team behöver kunna säkerställa att personalen känner sig välkommen, hörd, uppskattad och belönad. I dagens värld präglad av multinationella och utspridda team är modern HR tech räddaren i nöden.
Möt Bob
HiBob har byggt en modern HR-plattform för moderna företag – idag och imorgon.
En HR-plattform som Bob erbjuder en enda kontaktpunkt för allt HR-relaterat. Den finns i centrum för ditt HR-ekosystem, och är helt anpassningsbar för att kunna växa med din organisation.
HR-avdelningarna kan automatisera många av sina standardprocesser, får bättre översikt över företaget och har alla medarbetaruppgifter samlade i en säker och användarvänlig miljö.
För chefer ger Bob tillgång till data och information som hjälper dem att leda mer effektivt och effektivisera processer.
För medarbetare ger Bob verktygen och informationen som de behöver för att få kontakt, utvecklas och växa under medarbetarresan.
Bob kan användas för att främja kommunikation, samarbete och delaktighet som skapar större engagemang, ökar produktiviteten och förbättrar det affärsmässiga resultatet.