Een ATS (applicant tracking system, oftewel een systeem voor het bijhouden van sollicitanten) kan een van de sleutels tot succes zijn voor HR-leiders, ongeacht de omvang, geschiedenis of branche van hun organisatie.
Een boude uitspraak? Zeker, maar wel een die eenvoudig te bewijzen is.
Weet je niet precies wat een ATS doet? Simpel gezegd laat een ATS het wervingsproces in goede banen leiden en helpt het je op het juiste moment de juiste mensen aan te nemen voor de juiste teams. Gevolg? Een meer naadloze, boeiende en efficiënte wervingservaring voor kandidaten én collega’s. Je kunt je vast voorstellen dat dit voor zowel kandidaten als je collega’s een meer naadloze, aansprekende en efficiënte wervingservaring oplevert.
Maar meer nog dan dat kun je met een ATS je gegevens centraliseren, waardoor het fungeert als één dashboard voor alles wat met recruitment te maken heeft. Sommige werkgevers integreren hun ATS in hun overige HCM-software en -systemen (human capital management, oftewel menselijk kapitaalbeheer), om hun gegevensanalyse een extra dimensie te geven.
De gouden standaard voor werkgevers is een ‘hire-to-retire’ benadering, waarin één platform wordt gebruikt, zoals een HCM-systeem met daarin een ATS, om kandidaten te werven en te onboarden en om hun betrokkenheid te vergroten, hun carrière te ontwikkelen en ze uiteindelijk weer uit dienst te laten treden.
Eén systeem gebruiken dat het gehele dienstverband van de medewerker ondersteunt, betekent minder systemen en software, wat leidt tot indrukwekkende voordelen op het gebied van kosten, training en leveranciersondersteuning.
Maar niet alle ATS’en zijn hetzelfde. De ATS’en van verschillende leveranciers hebben verschillende kenmerken, ondersteunen verschillende stadia van het wervingsproces en hebben, uiteraard, verschillende hoeveelheden tijd en financiële investeringen nodig.
Het is dus van essentieel belang om je ATS zorgvuldig te kiezen.
Een goed ATS moet op zijn minst het werk van het HR-team eenvoudiger maken en de administratieve taken van het proces versnellen. Kies daarentegen het verkeerde ATS en je hebt misschien hulp nodig om eenvoudige taken gedaan te krijgen, wijst misschien goede kandidaten af via slechte communicatie of raakt de ideale kandidaat kwijt door tekortkomingen in je systeem.
De oplossing? Deze checklist met de kenmerken waaraan je ATS moet voldoen. Het is een overzicht van wat de markt als geheel te bieden heeft, zodat je kunt inzoomen op wat jij nodig hebt en welke ATS-platforms dat bieden.
Het juiste ATS selecteren
Of je nu een start-up bent of een grote organisatie met vestigingen over de hele wereld, het kiezen van een ATS-leverancier wordt eenvoudiger met een driestappenplan om de juiste resources te vinden en die op elkaar af te stemmen.
Stap 1: een team samenstellen
Het is geen verrassing dat je dingen voor elkaar krijgt als je mensen helder gedefinieerde verantwoordelijkheden hebben binnen het inkoopproces. Maar welke personen je kiest om het juiste ATS te kiezen, kan grote gevolgen hebben voor het resultaat.
Je hebt HR-leiders nodig die steeds de wervingsstrategie voor ogen houden, maar ook ‘aanpakkers’ uit je HR-team die begrijpen welke dagelijkse uitdagingen er spelen en hoe het gebruik van een ATS in de praktijk zal uitpakken. En vergeet ook andere specialisten niet, zoals IT’ers om te zorgen voor een soepele integratie van het ATS en inkoop- of finance-medewerkers om er zeker van te zijn dat je waar krijgt voor je geld.
Stap 2: je wervingsvereisten ontdekken
Overleg, zodra je je team hebt samengesteld, met belanghebbenden in je hele bedrijf om te bepalen wat de verschillende afdelingen en managers willen van een ATS. Deze besprekingen moeten tweerichtingsverkeer zijn: gebruik deze checklist om uit te leggen welke ATS-tools en -kenmerken er zijn en hoe ze jullie wervingsproces kunnen verbeteren.
Zo zullen jullie al snel tot een lijst ATS-vereisten komen met daarin alle must-have kenmerken voor jouw bedrijf. Blijf de lijst aanvullen terwijl jullie exact in kaart brengen hoe het uiteindelijke ATS (en jullie wervingsproces) eruit moet zien.
Stap 3: je vereisten afstemmen met je ATS-leverancier
Er zijn zoveel ATS-leveranciers dat je zorgvuldig samengestelde vereistenlijst zich meteen zal uitbetalen wanneer je hem gebruikt om leveranciers te selecteren waarvan het ATS eraan kan voldoen.
Natuurlijk moet je soms compromissen sluiten. Ga ervan uit dat je een paar minder belangrijke vereisten moet laten vallen om tot een shortlist geschikte ATS-kandidaten te komen.
<< Klik hier om een printbare pdf van deze checklist te downloaden >>
ATS-kenmerken: de omvang en impact ervan op je organisatie
De kenmerken van ATS’en zijn zeer gevarieerd, maar ze kunnen grofweg worden onderverdeeld in drie categorieën.
Een ATS verzamelt al je gegevens op één plek, zodat je een duidelijker beeld krijgt van je wervingsprojecten en je pijplijn van kandidaten. Het beste ATS gebruikt deze gegevens vervolgens om je van betere managementinformatie en inzichten te voorzien. Deze inzichten kunnen exponentieel krachtiger worden als je wervingsgegevens worden samengevoegd met de bredere gegevensstromen van je medewerkers, als onderdeel van een hire-to-retire systeem.
Een ATS leidt meestal tot een verkleining van het aantal tools. Iedereen gebruikt één en dezelfde wervingssoftware in plaats van verschillende spreadsheets, pakketten en programma’s. Dit maakt een eind aan handmatige taken voor wervingsteams en stroomlijnt activiteiten (maar wel alleen de administratie- en samenwerkingselementen; er is nog geen ATS dat ervoor kan zorgen dat belanghebbenden meteen actie ondernemen wanneer dat nodig is).
Ten slotte verbetert een ATS de kandidaatervaring. Dat gaat verder dan goed opgestelde aanbiedings- en afwijzingsmails. Zaken als vooraf ingevulde formulieren en responsieve designs maken het eenvoudiger en interessanter om op functies te solliciteren, wat het beeld van je bedrijf als werkgever ten goede komt en je helpt je te onderscheiden van concurrerende werkgevers. Ook je wervingsteams profiteren van een betere ervaring, doordat ze efficiënter en effectiever kunnen samenwerken.
Kies een ATS waarin je al je gegevens op één plek kunt verzamelen
Uit het onderzoek ‘2024 Talent Acquisition Trends Study’ van Lighthouse Research & Advisory bleek dat 56 procent van alle werkgevers en 75 procent van kleine en middelgrote ondernemingen het lastig vindt om hun recruitmentgegevens nauwkeurig en consistent te houden, omdat ze meerdere systemen gebruiken.
Zulke onsamenhangende gegevens zijn moeilijk te gebruiken, omdat je er eigenlijk appels met pasta mee vergelijkt. Je kunt geen goede conclusies trekken of je strategie onderbouwen met aangetoonde feiten. Dit is ook een belangrijke reden waarom minder dan de helft van alle bedrijven metrics over talentwerving aanlevert aan hun raad van bestuur.
Met een ATS wordt deze workflow gestroomlijnd. Voor HR-professionals, wervingsmanagers, talentwervingsspecialisten, finance-medewerkers en strategen voor financiële planning & analyse (FP&A) vormt het ATS één betrouwbare, centrale informatiebron. Werving kan worden gekoppeld aan prestaties en retentie, en wervingsactiviteiten kunnen goed worden afgestemd op de wervingsplannen van het bedrijf als geheel.
Als onderdeel van een hire-to-retire platform kan een ATS het complete dienstverband van je medewerkers in kaart brengen en werving en retentie samenbrengen voor overtuigende inzichten.
Kies een ATS dat het aantal tools verkleint en een efficiënter proces creëert
Volgens sectoranalist Josh Bersin beschikt het gemiddelde grote bedrijf over meer dan 80 HR-tools en hebben veel wereldwijde bedrijven het dubbele daarvan. Dat is een verspilling van heel wat tijd en geld aan inkoop, implementatie, licenties en training, om nog maar te zwijgen van het constant opnieuw moeten focussen, schakelen tussen systemen, de verschillende vormen van samenwerking en de verwerking van alle gegevens, communicatie en content. Tel daar de toename in het aantal wervingen dat 54 procent van de bedrijven dit jaar verwacht (volgens het onderzoek ‘2024 Talent Acquisition Trends Study’ van Lighthouse Research & Advisory) bij op en je kunt een tsunami aan technische vertragingen verwachten waarbij systemen en processen je mensen eerder belemmeren dan helpen.
Met slechts één ATS (of een breder hire-to-retire platform) kunnen werkgevers hun aantal abonnementen terugbrengen en zo kosten besparen. Doordat activiteiten worden gestroomlijnd, kunnen collega’s bovendien sneller processen oppakken (en uitvoeren).
Uiteraard komt het de beveiliging ten goede, want je gegevens worden gedeeld met minder leveranciers. En je mensen kunnen zich meer concentreren op samenwerken en het verbeteren van de ervaring van kandidaten. Dat is zelfs de belangrijkste manier waarop werkgevers die efficiënter worden dankzij automatisering, die tijd opnieuw investeren.
Kies een ATS dat een consistente gebruikerservaring biedt voor zowel interne gebruikers als kandidaten
Bij het kijken naar ATS-opties is het de moeite waard om de visie van Matt Ferguson (CEO bij CareerBuilder) over het afstemmen van je vereisten op kenmerken van een ATS in overweging te nemen: “Bedrijven zijn bereid genoegen te nemen met minder functionaliteit als dat betekent dat ze dan maar één technologieplatform hoeven te gebruiken.”
Hier helpt het om wat afstand te nemen, naar het grotere geheel te kijken en je ervan te verzekeren dat je platform eenvoudig is in gebruik en iedereen meekrijgt.
Voor gebruikers betekent een all-in-one hire-to-retire HCM-platform met daarin een ATS dat ze maar met één systeem te hoeven leren werken en ook maar op één systeem te hoeven inloggen. Voor wat betreft werving maakt dit wrijvingsloze proces het voor collega’s gemakkelijker om diepgaandere activiteiten te ondernemen, snel samen te werken en toegang te krijgen tot de methoden en adviezen van je HR-team.
Voor kandidaten vergroot een onsamenhangend proces het risico dat ze afhaken. Een samenhangend, consistent kandidatentraject dat aansluit op het merk, laat werkgevers van hun beste kant zien.
Het wordt voor kandidaten gemakkelijker om te zien waar je voor staat en diegenen die dezelfde waarden hebben als je bedrijf zullen eerder geneigd zijn om bij jou te komen werken. Omgekeerd kunnen slechte ervaringen ervoor zorgen dat kandidaten een verkeerd oordeel over je vellen, waardoor mogelijk personen worden aangeworven die niet goed bij je bedrijf passen.
Als we verder kijken dan naar gewoon betere werving, komen we een zeer interessante statistiek tegen: volgens het onderzoek ‘2024 Talent Acquisition Trends Study’ van Lighthouse Research & Advisory geeft slecht 15 procent van de bedrijven aan te beschikken over een uiterst gepersonaliseerd, aansprekend en conform onboarding-proces. Daar ligt een kans om een concurrentievoordeel te krijgen op 85% van de arbeidsmarkt.
Checklist ATS-vereisten
<< Klik hier om deze lijst te downloaden als pdf >>
Aanbevolen voor verder leesplezier
Factoren om te overwegen voor het implementeren van een ATS in je HCM-strategie
Bij de introductie van of overstap naar een (ander) ATS is het belangrijk om na te gaan hoe het past bij je andere HCM-software.
De belangrijkste vragen om te stellen, zijn hoeveel impact het zal hebben en of er winst te behalen valt (of juist verlies kan worden geleden) met schaalvoordelen. Een ATS kan op drie manieren worden geïmplementeerd: zelfstandig (niet gekoppeld aan andere HR-tools), geïntegreerd in een ander HCM-systeem, of als onderdeel van een allesomvattende HCM-oplossing.
Een zelfstandig ATS verbetert in elk geval je wervingsactiviteiten en stelt je team waarschijnlijk in staat eenvoudig te adverteren, te filteren, sollicitatiegesprekken te voeren, te selecteren en aanbiedingen te doen. Integratie in een ander HCM levert daarbovenop echter de mogelijkheid om gegevenssets over het hele dienstverband van de medewerker samen te voegen en steeds betere managementinformatie te verzamelen.
Dit vermogen wordt nog verder versterkt als het ATS een tool is binnen een allesomvattende HCM-oplossing, wat zorgt voor naadloze communicatie, uitgebreide managementinformatie en mogelijke besparingen vergeleken met wanneer er gebruik wordt gemaakt van meerdere leveranciers.
Een ATS is jouw ticket voor wervingssucces
Grote aantallen toonaangevende organisaties maken al in een of andere vorm gebruik van ATS-software. Veel van deze systemen leveren fantastische resultaten op door HR-teams tijd te laten besparen en het wervingsrendement te vergroten. Maar daar hoeft hun invloed niet te stoppen.
Een ATS kan HR-leiders (en hun teams) ook meer inzicht geven in het wervingsproces, waardoor ze hun wervingsstrategieën soepel kunnen uitrollen. Alle gegevens op één plek hebben kan bovendien inzichten opleveren om die strategieën te verbeteren.
En dan zijn er nog de voordelen van het gebruik van een uniform systeem. Het verkleinen van het aantal tools verkort niet alleen de tijd die nodig is om het wervingsproces te beheren, het helpt ook mensen in je hele organisatie om zich eenvoudiger bezig te houden met je wervingspraktijken.
Tot slot is er de consistente gebruikerservaring. Een ATS kan een werkgever in feite een goede indruk laten maken. Als je ATS deel uitmaakt van een allesomvattende oplossing, blijft die indruk intact tijdens het dienstverband.
Als het ATS afkomstig is van een leverancier die ook nog eens fantastische ondersteuning en flexibiliteit biedt, is het meer dan alleen een administratief hulpmiddel: dan helpt het je het allerbeste talent te vinden, voor je te winnen en aan boord te krijgen. Breder gezien informeert, begeleidt en reageert het op de veranderende behoeften van je HR-strategie.
Voor veel HR-leiders is hun ATS de beste aanwerving die ze ooit hebben gedaan.
Ontdek hoe Bob Hiring je kan helpen het talent te vinden dat jij nodig hebt