Du weißt, dass du ein Personalinformationssystem brauchst, mit dem dein HR-Team Zeit spart, die Prozesse effizienter werden und dein Unternehmen von wertvollen datenbasierten Einblicken profitiert. Doch die Wahl der richtigen HRIS-Software ist gar nicht so einfach.
Es gibt viele verschiedene HRIS-Softwareoptionen, und alle haben ihre Vor- und Nachteile und sind für verschiedene Arten von Organisationen am besten geeignet. Damit du von Anfang an die richtige Wahl triffst, haben wir einen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, der dich bei der Wahl der passenden HRIS-Software für dein Unternehmen unterstützt.
Schritt 1: Deine Anforderungen identifizieren
Als erstes solltest du dir bewusst werden, was genau du mit deinem HRIS erreichen möchtest. Bei welchen wiederkehrenden Aufgaben verlierst du am meisten Zeit? Welche Aufgaben/Prozesse möchtest du Automatisieren? Beim Organisieren, Nachverfolgen und Analysieren welcher Arten von Daten brauchst du Unterstützung?
Außerdem solltest du die Größe deiner Organisation und deiner Personalabteilung nicht außer Acht lassen. Wie viele Leute sollen mit deinem HRIS arbeiten? Antworten auf diese Fragen zu finden ist ein entscheidender erster Schritt auf der Suche nach dem idealen HRIS.
Schritt 2: Mit allen Beteiligten Rücksprache halten
Die Einführung einer neuen HR-Software wirkt sich auf Personen in der gesamten Organisation aus – darunter mindestens die gesamte Personalabteilung, das IT-Team und die Manager. Bevor du dich voll und ganz in die Auswahl deiner HR-SaaS stürzt, nimm dir einen Moment Zeit, um mit all denen zu sprechen, die deine Wahl beeinflussen könnte. Lasse sie ihre persönlichen Anforderungen und Bedenken äußern und beziehe sie bei der Auswahl des HRIS mit ein.
Schritt 3: Ein Budget festlegen
Als Nächstes musst du festlegen, wie hoch das Budget für dein neues HRIS ist. Das kann zu einem der wichtigsten Faktoren werden, die du bei der Suche nach einem HRIS beachten musst. An dieser Stelle kann es nützlich sein, zu identifizieren, welche HRIS-Funktionen auf keinen Fall fehlen dürfen und auf welche du eventuell verzichten könntest.
Schritt 4: Mit Anbietern sprechen
Wenn du die ersten drei Schritte abgeschlossen hast, kannst du anfangen, dich bei verschiedenen HRIS-Anbietern über ihre Lösungen zu informieren. Sprich am besten mit so vielen Anbietern wie möglich, damit du einen guten Vergleich bekommst. Stelle den Anbietern folgende Fragen:
- Welche HRIS-Funktionen werden angeboten?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es?
- Wie und wo werden die Daten gespeichert?
- Wie kann das HRIS mit Systemen integriert werden, die du aktuell nutzt?
- Steht technischer Support zur Verfügung?
- Wie hoch sind die Gesamtkosten des HRIS – einschließlich anfänglicher Gebühren, Abonnementkosten, Implementierungskosten und Wartungskosten?
- Wie sieht der ROI des HRIS aus?
Es kann nützlich sein, eine Tabelle anzulegen, um die verschiedenen Systeme miteinander zu vergleichen.
Schritt 5: Eine Angebotsanfrage verfassen
Wenn du genug recherchiert hast und genau weißt, wonach du suchst, kannst du eine Angebotsanfrage verfassen. Dabei schreibst du alle Anforderungen in einfacher Sprache auf und schickst sie direkt an den Anbieter. Ihre Antworten zeigen, welcher Anbieter über eine Lösung verfügt, die deine Anforderungen erfüllt. Sobald du Antworten von den Anbietern hast, kannst du deine Favoriten auswählen und einen Demo-Termin vereinbaren.
Schritt 6: Softwaredemos nutzen
Demos sind ein entscheidender Schritt auf deiner Suche nach der idealen HRIS-Plattform. Ermögliche allen Mitgliedern des HR-Teams, die das HRIS nutzen werden, an der Demo teilzunehmen und ihre Meinung zu teilen.
Versuche, die Demos mit einer möglichst offenen Einstellung anzugehen.Selbst wenn dir eine Option am Anfang besonders gut gefallen hat, könnte sich bei der Nutzung herausstellen, dass eine andere Lösung tatsächlich besser geeignet ist.
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Schritt 7: Implementieren
Wenn du alle deine Favoriten ausprobiert hast, kannst du dich für ein HRIS entscheiden. Du solltest nun einen Zeitplan für die Implementierung erstellen und mit deinem Anbieter besprechen, welche Art von Support du benötigst und erhältst. Mit sorgfältiger Kommunikation und Zusammenarbeit solltest du dein neues HRIS problemlos implementieren können.
Finde das HRIS, das zu dir passt
Befolge diese sieben Schritte und finde das ideale HRIS für deine Organisation, mit dem deine Produktivität steigt, du organisiert bleibst und sogar Spaß dabei hast. Bei der großen Auswahl an Lösungen auf dem Markt kann es eine echte Herausforderung sein, das passende HRIS zu finden. Deshalb solltest du dich auf das konzentrieren, was für dich wichtig ist.
Von Tali Sachs
Tali ist Content Marketing Managerin bei HiBob. Sie dachte sich schon Geschichten aus, noch bevor sie überhaupt mit Stift und Papier etwas anfangen konnte. Wenn sie nicht gerade etwas schreibt, liest sie Science-Fiction-Romane, kuschelt mit ihren Kätzchen oder steht in der Open-Mic-Night auf der Bühne.