Handbok för HR-strategi och verksamhetsanpassning

Personalfachleute in kleinen Teams haben vielfältige Verantwortlichkeiten und balancieren oft operative Aufgaben mit strategischen HR-Initiativen. Mit begrenzten Ressourcen eine sinnvolle Wirkung zu erzielen, ist sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance. Die Lösung? Die Abstimmung der Personalprioritäten mit den Geschäftszielen, um messbare Ergebnisse zu erzielen.

Diese Arbeitsmappe hilft dir dabei, die Erkenntnisse aus dem Webinar„Strategic HR for lean teams: Aligning people and business objectives“ (Strategische HR für kleine Teams: Abstimmung von Mitarbeitenden und Geschäftszielen) in umsetzbare Schritte umzuwandeln, die auf dein Unternehmen zugeschnitten sind.

Diese Arbeitsmappe hilft dir:

• HR-Programme direkt mit Geschäftszielen zu verbinden
• Den Wert von strategischer HR effektiv dem Führungsteam nahezubringen
• HR als strategischen Partner bei Unternehmensentscheidungen zu positionieren

So holst du das Beste aus dieser Arbeitsmappe heraus

Diese Arbeitsmappe ist als praktischer, interaktiver Begleiter zur Navigation strategischer Personalfragen für kleine Teams konzipiert. Unabhängig davon, ob du sie während des Webinars begleitend nutzt oder als eigenständiges Tool verwendest, findest du umsetzbare Übungen, mit denen du HR-Initiativen strategisch an den Geschäftszielen ausrichten und die Wirkung mit begrenzten Ressourcen maximieren kannst.

• Schließe die Übungen während des Webinars oder in deinem eigenen Tempo ab
• Verwende sie digital oder drucke sie aus – Tabellen und Vorlagen sind zum einfachen Bearbeiten konzipiert
• Greife darauf zurück, wenn du HR-Strategien in deinem Unternehmen umsetzt

<<Lade die Arbeitsmappe im Dokumentformat herunter, um deine Ausrichtungsstrategie zu starten.>>

Entwicklung einer strategischen Ausrichtung: Warum Strategie für kleine HR-Teams wichtig ist

Was bedeutet es, ein kleines HR-Team zu sein? Ein kleines HR-Team arbeitet mit weniger Ressourcen und bewältigt gleichzeitig ein hohes Arbeitsvolumen. Oft gibt es mehr Initiativen als Zeit oder Personalstärke, um sie umzusetzen, weshalb eine Priorisierung unerlässlich ist. Die Herausforderung besteht darin, die täglichen betrieblichen Aufgaben mit langfristigen strategischen Zielen in Einklang zu bringen, um die Wirkung zu maximieren.

Wird HR nicht strategisch ausgerichtet, verliert sie sich in einem nie endenden Spiel, bei dem ständig auf Probleme reagiert wird, ohne einen Schritt zurückzutreten, um die tatsächlichen Auswirkungen ihrer Arbeit zu beurteilen. Dies kann zu einem Kreislauf werden, in dem dringende Aufgaben mit geringer Auswirkung Vorrang vor weniger unmittelbaren, aber höchst strategischen Prioritäten haben, was es für HR schwierig macht, langfristigen Nutzen zu demonstrieren und sinnvolle Veränderungen voranzutreiben. 

Wenn sich HR in einem reaktiven Zustand befindet:

• Verfolgen Teams dringende Anliegen, anstatt wichtige Probleme zu lösen
• Schwächen verpasste Gelegenheiten den geschäftlichen Einfluss von HR
• Hat HR Schwierigkeiten, sich auf ansprechende und strategische Arbeit zu konzentrieren

Mit einer proaktiven Strategie können jedoch auch kleine Personalteams wichtige Geschäftsergebnisse erzielen und gleichzeitig die wichtigsten HR-Funktionen ausführen.

Wenn sich die HR in einem proaktiven Zustand befindet:

• Sind HR-Programme an langfristigen Geschäftszielen ausgerichtet
• Helfen datengestützte Entscheidungen dabei, Trends vorherzusagen und Probleme frühzeitig zu beheben
• Entwickelt HR wertorientierte Programme mit Auswirkungen auf Mitarbeitende und Führungskräfte

Übung: Den Einfluss von strategischer HR auf die Geschäftsergebnisse ermitteln

Nimm dir einen Moment Zeit, um über deine letzten HR-Programme nachzudenken. Waren sie reaktiv (Reaktion auf unmittelbare Probleme) oder proaktiv (auf langfristige Geschäftsziele ausgerichtet)?

Schritt 1: HR-Programme auflisten

• Liste die HR-Programme auf, an denen du zuletzt gearbeitet hast
• Beurteile, wie gut jede Initiative auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist

Halte deine Antworten unten schriftlich fest (oder lade das Word-Dokument zur Verwendung als Arbeitsmappe herunter):

Übung: HR-Programme an die Geschäftsergebnisse anpassen

Die meisten HR-Expert:innen wissen nicht, wozu Geschäftsergebnisse strategisch mit HR-Programmen verknüpft werden sollten. Eine kürzlich durchgeführte Studie ergab, dass über 50 % der Unternehmen Dienstleistungen und Programme anbieten, die nicht auf einen bestimmten Geschäftszweck ausgerichtet sind. Darüber hinaus können weniger als 15 % der Personalunternehmen angeben, wie ihre Richtlinien, Praktiken oder Programme sich konzeptionell auf die Geschäftsziele auswirken. In dieser Übung verknüpfst du einige deiner täglichen HR-Aktivitäten mit den größeren Geschäftsergebnissen.

Schritt 1: Programme und Ergebnisse aufeinander abstimmen

Ordne jedes HR-Programm den Geschäftsergebnissen zu, die es unterstützt.

Aufbau einer strategischen Ausrichtung

Jede Personalinitiative sollte mit einem tiefen Verständnis der umfassenderen Unternehmensziele beginnen. Schließlich ist das Ziel jeder Organisation, außer gemeinnützigen Organisationen, Einnahmen zu generieren. Für einige Teams, wie den Vertrieb, ist der direkte Zusammenhang zwischen ihrer Arbeit und einer Kennzahl unter dem Strich, wie dem Umsatz, leicht zu erkennen. Die HR-Strategie an den Geschäftsprioritäten auszurichten, erfordert für die HR jedoch etwas mehr Aufwand.

Die Lösung? Verstehe zunächst, worauf sich deine Geschäftsführung konzentriert.

• Besteht die oberste Priorität im Umsatzwachstum oder in der Kostensenkung?
• Liegt ihr Schwerpunkt auf der Innovation oder der Skalierung eines bestehenden Unternehmens?

Wenn du weißt, welchen Schwerpunkt deine Geschäftsführung hat, kannst du HR-Programme strategisch darauf ausrichten, was für sie und somit auch, was für das Unternehmen wichtig ist. 

Zum Beispiel legt ein SaaS-Unternehmen auf Abonnementbasis wahrscheinlich großen Wert auf Kundenbindung. Das Management überwacht die Kennzahlen zur Kundenzufriedenheit, um vorherzusagen, ob die Kundenbindung steigen oder sinken wird. In diesem Fall passen strategische HR-Programme wie Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbindung perfekt. 

Anhand einer Gallup-Studie kann der Geschäftswert weiter betont werden; sie ergab, dass Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement eine um 10 % höhere Kundenbindung und eine 20-prozentige Umsatzsteigerung verzeichnen. Wenn HR dem Engagement und der Bindung der Mitarbeitenden Priorität einräumt, fördert dies direkt die Kundenzufriedenheit und das langfristige Geschäftswachstum.

Übung: HR-Programme und Geschäftsziele aufeinander abstimmen

Schritt 1: Liste deine HR-Programme auf

Schritt 2: Ordne dein Unternehmen HR-Programmen zu

Identifiziere die wichtigsten Geschäftsziele deines Unternehmens, um die HR-Strategie mit der Geschäftsstrategie in Einklang zu bringen.

• Arbeite mit Führungskräften zusammen, um ihre drei wichtigsten Geschäftsziele zu verstehen
• Bestimme die HR-Programme, die mit diesen Zielen übereinstimmen

Halte deine Antworten unten schriftlich fest:

Schritt 3: Verbinde deine HR-Programme mit dem Geschäftserfolg

Um den HR-ROI für kleine Teams zu maximieren, müssen HR-Programme proaktiv mit Geschäftsergebnissen verknüpft werden. Dies ist vielleicht der komplexeste Schritt, den Personalverantwortliche skizzieren müssen, und es kann etwas länger dauern, bis er durchdacht ist. Aber es handelt sich um den zentralen Schritt, der uns zum entscheidenden Zusammenhang zwischen HR-Strategie und Unternehmen führt. 

Gib unten deine Antworten ein, um zu dokumentieren, wie jedes HR-Programm seinen messbaren geschäftlichen Auswirkungen zugeordnet wird.

Schritt 4: Strukturiere eine Wertschöpfungskette

Sobald du die Geschäftsergebnisse und HR-Programme ausgearbeitet hast, ist es an der Zeit, den Einfluss von HR auf den Geschäftserfolg darzulegen. Hier kommt die Wertschöpfungskette ins Spiel. 

Eine Wertschöpfungskette zeigt deutlich die Beziehung zwischen einem HR-Programm und allen Schritten, die erforderlich sind, um ein Geschäftsergebnis zu erzielen. Zum Beispiel:

• Engagierte Belegschaft → Zufriedene Kunden → Höhere Kundenbindung → Höherer Umsatz

Je länger oder komplexer die Wertschöpfungskette, desto mehr muss HR strategisch arbeiten, um ihre Wirkung zu veranschaulichen – insbesondere bei Initiativen wie Engagement, die keinen unmittelbaren finanziellen ROI haben.

Abhängig von den verschiedenen Geschäftsmodellen werden einige Wertschöpfungsketten eine stärkere und messbarere Wirkung haben als andere. Es ist wichtig, die richtigen HR-Kennzahlen auszuwählen und sicherzustellen, dass sie mit dem einzigartigen Modell deines Unternehmens übereinstimmen. 

Beispielsweise wirkt sich das Mitarbeiterengagement stärker auf das Geschäft aus, wenn ein Unternehmen jährliche oder vierteljährliche Verlängerungen anbietet (z. B. SaaS-Unternehmen, bei denen eine konsistente Kundenzufriedenheit für die Kundenbindung von entscheidender Bedeutung ist). Wenn Verlängerungen jedoch nur alle zehn Jahre erfolgen (z. B. im gewerblichen Immobiliensektor), sind die unmittelbaren Auswirkungen des Engagements auf den Umsatz möglicherweise weniger direkt. In einem solchen Fall könnte der Wert des Engagements besser mit einer anderen Kennzahl verknüpft werden, z. B. wie schnell der Deal / die Verlängerung abgeschlossen wurde, wie umfangreich der Deal / die Verlängerung ist, weil engagierte Mitarbeitende mehr Mühe in effizientere Prozesse investieren.

Um mit dem Aufbau deiner Wertschöpfungsketten zu beginnen, verwende die HR-Programme, die du im vorherigen Schritt oben aufgeführt hast (Schritt 3: Verbinde deine HR-Programme mit dem Geschäftserfolg) und unterteile sie in die „Ketten“, die dein HR-Programm mit dem Geschäftserfolg verbinden. Beachte, dass jede Wertschöpfungskette nur ein Glied oder mehr als zwei Glieder haben kann. Du solltest deiner Kette so viele Glieder wie nötig hinzufügen, um auf aussagekräftige und für die Stakeholder verständliche Weise zu zeigen, dass dein HR-Programm zum Ergebnis führt. 

Schritt 5: Füge Daten für eine überzeugende Argumentation hinzu

Ohne Daten, die belegen, dass HR eine strategische Rolle für den Geschäftserfolg spielt, können selbst die wirkungsvollsten Programme vernachlässigt werden. Du musst den Einfluss der Personalabteilung auf den Umsatz jedoch nicht bis auf den letzten Euro nachweisen. Verwende stattdessen externe Recherchen, um allgemeine Geschäftsbezüge zu HR zu validieren, sowie interne Daten, um zu zeigen, dass deine HR-Programme die richtigen Kennzahlen für die einzelnen Schritte in deinen Wertschöpfungsketten anwenden.

Identifiziere, anhand welcher HR-Datenpunkte du die Auswirkungen auf deine Wertschöpfungsketten messen kannst.

Praktische Strategien für maximale Wirkung

Für die Arbeit mit begrenzten Ressourcen ist es wichtig, zu entscheiden, worauf du deine Bemühungen konzentrieren möchtest. Triage, ein leistungsstarkes Entscheidungsinstrument, kann HR-Teams dabei helfen, ihre Aufgaben nach Wert und Dringlichkeit zu priorisieren. Diese Methode ermöglicht es den Stakeholdern auch, an der Entscheidungsfindung teilzunehmen, was ihnen hilft, sich von Projekten mit niedrigerer Priorität zu lösen und ihren Fokus auf Programme zu verlagern, die sich wirklich auf das Unternehmen auswirken.

Denke an Folgendes:

• Der Wert wird durch das definiert, was die Stakeholder schätzen. Manchmal ist das nur der oder die CEO, manchmal ist es ein 20-köpfiges Komitee. Kleinere Unternehmen haben mit größerer Wahrscheinlichkeit nur einen einzigen Entscheidungspunkt.
• Weniger wertschöpfende Arbeit bedeutet nicht, dass sie unwichtig ist, sondern dass es Gelegenheiten zu mehr Wert gibt, auf die du dich zuerst konzentrieren solltest.

Übung: Maximalen ROI priorisieren

Kleine HR-Teams haben oft Ambitionen, die ihre aktuellen Ressourcen übersteigen. Deshalb ist die Priorisierung unerlässlich – nicht alles kann auf einmal angegangen werden. Die Aufwand-Wirkung-Matrix ist dafür ein hervorragendes Instrument.

Schritt 1: Ordne HR-Programme nach Priorität

1. Stelle die HR-Programme, die du gerade verwaltest, in der Grafik dar
2. Kategorisiere sie nach ihrer Dringlichkeit (Y-Achse) und ihrem Wert für das Unternehmen (X-Achse)

Nachdem du deine HR-Programme in der Grafik abgebildet hast, kannst du deren Prioritäten auf der Grundlage dieser Prioritätskategorien einfach visualisieren:

• Dringend und wertvoll → Wenn dein Programm oben rechts in der Grafik landet, dann ist dies ein Programm mit hoher Priorität für dich. Dies sind die „Sofort erledigen“ -Programme, die du umgehend starten und von denen du sicherstellen solltest, dass sie die Ressourcen erhalten, die sie verdienen.
• Nicht dringend, aber wertvoll → Wenn dein Programm unten rechts in der Grafik landet, solltest du darüber nachdenken, dieses Programm auf einer Roadmap zu platzieren, damit du einen Überblick und einen Starttermin für die Planung hast.
• Dringend, aber nicht wertvoll → Wenn dein Programm oben links in der Grafik landet, kannst du entscheiden, zu warten, bis du die nötige Kapazität hast, dieses Programm zu starten. Möglicherweise musst du dich irgendwann entscheiden, ob du das Programm vollständig verwerfen möchtest.
• Weder dringend noch wertvoll → Wenn dein Programm unten links in der Grafik landet, kannst du darüber nachdenken, dieses Programm ganz aus deinen HR-Aktivitäten zu entfernen. 

Schritt 2: Finde Datenpunkte für die Auswirkungen auf das Unternehmen

Daten spielen eine entscheidende Rolle, wenn HR strategisch auf die Geschäftsziele ausgerichtet werden soll. Denke also beim Hinzufügen von Datenpunkten zur Unterstützung deiner HR-Programme unbedingt an Kennzahlen wie Einsparungen bei der Kundenbindung, Kundenzufriedenheitswerte und Produktivitätssteigerungen, um den Wert der Personalabteilung zu verdeutlichen. 

Fülle die folgende Tabelle aus, indem du deine HR-Prioritäten, die damit verbundenen geschäftlichen Auswirkungen und die unterstützenden Daten angibst. Wenn du noch keine unterstützenden Daten hast, ermittle, welche Daten du erheben könntest, um diese Auswirkungen zu messen. 

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Positionierung von HR als strategischen Partner

Ob HR tatsächlich etwas bewirken kann, hängt von ihrer Position innerhalb der Organisation ab. Durch die Positionierung von HR als echten strategischen Partner können Personalverantwortliche die Entscheidungsfindung beeinflussen, Ressourcen sichern und dafür sorgen, dass HR-Strategien zu messbaren Geschäftsergebnissen führen.

Übung: Abteilungsübergreifende Partnerschaften aufbauen

Um über administrative Aufgaben hinauszugehen und solche Programme proaktiv an den Geschäftszielen auszurichten, benötigst du eine starke funktionsübergreifende Zusammenarbeit, klare Kommunikation und die Kompetenz, den Einfluss von HR auf eine Weise zu artikulieren, die bei der Führung und anderen Abteilungen Anklang findet. 

Diese Übung wird dir helfen, Klarheit darüber zu gewinnen, wohin du deine Bemühungen für abteilungsübergreifende Partnerschaften am besten richtest.   

Schritt 1: Steigere deinen Einfluss als kleines HR-Team

Identifiziere, wie die Personalabteilung mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten kann, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Schritt 2: Finde einen Umgang mit Priorisierung und Veränderungsresistenz

Manche Personen oder Teams tun sich möglicherweise schwer mit Veränderungen, wenn HR anfängt, ihre Arbeit strategisch zu priorisieren. Es ist die Aufgabe von HR, die Stakeholder durch diesen Wandel zu führen, indem sie die Abstimmung fördert und sicherstellt, dass Initiativen als Teil einer langfristigen Strategie und nicht als abrupte Änderungen betrachtet werden. 

Häufige Reaktionen auf Prioritätensetzung:

• Manche Menschen können den Eindruck bekommen, dass ihre Projekte „weggenommen“ werden
• Manche Menschen fühlen sich möglicherweise abgelehnt, wenn ihre Programme auf die Roadmap gesetzt werden, anstatt sofort umgesetzt zu werden
• Teams haben möglicherweise mit dem Verlust von wichtigen Projekten oder Verantwortlichkeiten zu kämpfen

Dies ist ein guter Weg, damit umzugehen:

• Erkenne den Verlust an. Verstehe, dass manche Menschen persönliches Engagement in bestimmte Programme fließen lassen.
• Gib dem Personal das „Nächstbeste“. Wenn einem Projekt keine Priorität eingeräumt wird, hilf den entsprechenden Mitarbeitenden, eine andere hochwertige Initiative zu finden, zu der sie beitragen können.
• Erläutere die langfristige Strategie. Betrachte die Roadmap als eine strategische Pause, um Ressourcen und mehr Informationen zu sammeln, und nicht als Ablehnung.

Bei der Bewältigung von Widerständen sind die größten Erfolge einer strategischen HR-Abteilung manchmal darauf zurückzuführen, dass sie ihre Arbeit geschäftlich gestaltet und Verbündete im Vorstand gewinnt. Hier sind einige Geschäftsstrategien, mit denen du die Führungsriege und Teams beeinflussen und HR als echten strategischen Partner positionieren kannst:

• Nutze die richtigen Stimmen. Einige Führungskräfte sind resistent gegen Veränderungen. Anstatt Einfluss zu erzwingen, solltest du herausfinden, wem sie zuhören, und durch die entsprechenden Personen arbeiten.
• Rekrutiere die Skeptiker:innen. Menschen, die gegen etwas sind, setzen sich oft intensiv mit dem Thema auseinander. Frage sie: „Was müsste passieren, damit du hinter dieser Initiative stehst?“ Dies kann dazu beitragen, aus einer ablehnenden Führungskraft eine:n konstruktive:n Gestaltungspartner:in zu machen.
• Führe „noch lieber als“-Diskussionen. Frage: „Hättest du X noch lieber als Y?“ Dadurch verlagert sich der Fokus eher auf die Priorisierung als auf die völlige Ablehnung.
• Vermeide eine Stagnation der Fähigkeiten. Kleine Teams neigen dazu, die Mitarbeitenden in ihren Fachgebieten zu halten, was im Laufe der Zeit zu Burn-out und Rückzug führen kann. Schaffe Platz für Wachstum und funktionsübergreifende Schulungen. So bleibt der Job interessant und es wird einfacher, sich anzupassen, sollte das Team kleiner werden.
• Outsource bei Bedarf. Outsourcing kann eine strategische Wahl sein, wenn eine Initiative einen hohen Mehrwert bietet, aber die internen HR-Kapazitäten übersteigt.

Schritt 3: In Prioritäten denken

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Überlegungen und Zusammenfassung

Übung: Wichtigste Erkenntnisse

Nimm dir einen Moment Zeit, um über die Informationen aus dieser Arbeitsmappe nachzudenken. Was sind deine drei wichtigsten Erkenntnisse? 

Schritt 1: Gib deine Antworten unten ein:

Schritt 2: Mache die nächsten Schritte

Identifiziere drei unmittelbare Schritte, um die HR-Strategie an den Geschäftszielen auszurichten.

So geht es weiter 

Diese Arbeitsmappe wurde entwickelt, um dir zu helfen, deine HR-Strategie an den Geschäftszielen deines Unternehmens auszurichten. Denn wenn deine Mitarbeitenden engagiert und aufeinander abgestimmt sind, blüht dein Unternehmen auf.

Indem du deine HR-Programme strategisch an den Geschäftszielen ausrichtest, schärfst du das Bewusstsein dafür, wie sich deine Arbeit auf das Unternehmen auswirkt. Mit den Übungen in dieser Arbeitsmappe kannst du deine HR-Programme dokumentieren und so deren Erfolg leichter verfolgen, messen und kommunizieren. Wenn die Zeit reif ist, kannst du gemeinsam mit Führungskräften, Mitarbeitenden und Stakeholdern die von dir erzielten Auswirkungen feiern. 

Beginne jetzt damit, deine HR-Programme strategisch auf die Geschäftsziele abzustimmen und sorge für Geschäftserfolg.

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