Probleme am Arbeitsplatz können, wenn sie nicht angegangen werden, die Moral des Teams und die allgemeine Produktivität beeinträchtigen. Eine klare, rechtzeitige Kommunikation hilft zu verhindern, dass kleine Probleme zu größeren Herausforderungen werden.
Personalleiter:innen können schriftliche Abmahnungen nutzen, um für Struktur und Klarheit zu sorgen. Schriftliche Abmahnungen von Angestellten helfen dabei, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor Probleme eskalieren oder auf andere Teammitglieder übergreifen. Eine schriftliche Abmahnung ist nicht nur ein formelles Dokument, sondern auch eine Gelegenheit, deine Teammitglieder wieder auf den richtigen Weg zu bringen und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Es mag sich anfangs schwierig anfühlen, diese Probleme anzusprechen, aber wenn du sie frühzeitig angehst, kannst du dadurch die Mitarbeiterbindung fördern und hohe Arbeitsplatzstandards aufrechterhalten.
Sehen wir uns einige Beispielmuster für schriftliche Ermahnungen von Mitarbeitenden und umsetzbare Schritte an, um Probleme proaktiv und respektvoll anzugehen.
Was ist eine schriftliche Abmahnung?
Eine schriftliche Abmahnung fungiert als formale, verwarnende schriftliche Erinnerung, die das am Arbeitsplatz erwartete Verhalten umreißt, Vorfälle von Fehlverhalten detailliert beschreibt und die entsprechenden Konsequenzen aufzeigt. Manche Teams verwenden die Begriffe „Abmahnung“, „Abmahnungsschreiben“ oder „Mitarbeiterabmahnung“, um das gleiche Konzept zu beschreiben.
Eine Abmahnung weist auf die Schwere der Bedenken des Arbeitgebers hin – und macht deutlich, dass die betreffende Person die im Mitarbeiterhandbuch dargelegten Verhaltensstandards erfüllen oder übertreffen muss.
Schriftliche Abmahnungen am Arbeitsplatz können Personalverantwortlichen helfen, wiederholtes Zuspätkommen, anhaltende Fehlzeiten, schlechtes Mitarbeiterengagement oder Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien zu reduzieren. Zusätzlich zu einer schriftlichen Abmahnung können HR-Teams mit der betreffenden Person zusammenarbeiten, um die Ursache des Problems zu finden und ihr zu helfen, es zu lösen.
Was ist eine Vorlage für eine schriftliche Abmahnung von Mitarbeitenden?
Eine Vorlage für eine schriftliche Abmahnung von Mitarbeitenden bietet ein strukturiertes Format für die Dokumentation von Verhaltens- oder Leistungsdefiziten. Diese Vorlagen enthalten Abschnitte, die das spezifische Problem, die Erwartungen an eine Verbesserung und die Konsequenzen für den Fall, dass das Verhalten anhält, behandeln.
Personalverantwortliche verwenden Abmahnungen von Arbeitnehmenden, um Bedenken auszuräumen und gleichzeitig Konsistenz, Professionalität und eine ordnungsgemäße Dokumentation zu gewährleisten.
Was man über schriftliche Mitarbeiterabmahnungen wissen sollte
Der richtige Umgang mit schriftlichen Abmahnungen kann dazu beitragen, die Transparenz zu fördern, die Kommunikation zu verbessern und die Harmonie am Arbeitsplatz zu erhalten. Wenn du weißt, wann du eine schriftliche Abmahnung aussprechen solltest und wie lange sie aktenkundig bleibt, kannst du sicherstellen, das Verfahren fair und effektiv zu handhaben.
Wann schickt man einem Teammitglied eine schriftliche Abmahnung?
Jedes Unternehmen legt einen bestimmten Zeitplan fest, allerdings werden Abmahnungen in der Regel ausgesprochen, wenn mündliche Gespräche nicht zur Lösung eines Problems führen. Wenn beispielsweise ein Teammitglied nach einer mündlichen Verwarnung weiterhin zu spät kommt, kann die Personalabteilung eine Abmahnung schreiben, in der die notwendigen Verbesserungen dargelegt werden.
Wie lange dauert eine schriftliche Abmahnung?
Die Dauer einer schriftlichen Abmahnung hängt von den Unternehmensrichtlinien ab, bleibt jedoch in der Regel bis zu zwölf Monate in der Personalakte gespeichert. Die Unternehmen können den Zeitrahmen je nach Schwere des Vergehens anpassen.
Während dieser Zeit überwachen die Vorgesetzten die Fortschritte des Teammitglieds, um zu sehen, ob sich die Situation verbessert. Wenn alles nach Plan läuft, kann die Abmahnung aufgehoben werden, damit die betreffende Person einen Neuanfang machen kann.
Wie viele schriftliche Abmahnungen verschickt man normalerweise?
Die Anzahl der Abmahnungen hängt in der Regel von den Unternehmensrichtlinien und der Schwere des Vergehens ab. Bei weniger schwerwiegenden Problemen können die Unternehmen mit einer mündlichen Verwarnung beginnen, gefolgt von einer oder mehreren schriftlichen Abmahnungen, wenn das Problem weiter besteht. Bei schwerwiegenderen Vergehen, wie wiederholten Verstößen gegen die Richtlinien, kann das Verfahren schneller eskalieren.
HR-Teams können ein progressives Disziplinarmodell verfolgen, um zwei oder drei Verwarnungen auszusprechen, bevor sie eine Kündigung in Betracht ziehen. Beispielsweise könnte eine Person eine mündliche Verwarnung für unentschuldigtes Zuspätkommen erhalten, eine schriftliche Abmahnung für wiederholte Probleme und eine weitere schriftliche Abmahnung, bevor eine Kündigung in Betracht gezogen wird. HR-Teams und Manager:innen nutzen diese Verwarnungen, um klare Anweisungen zu geben, Unterstützung anzubieten und positive Veränderungen zu fördern. Dieser strukturierte Ansatz gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Probleme anzugehen und wieder auf Kurs zu kommen.
Wie ist das Verfahren für eine schriftliche Abmahnung?
Du kannst in deinem Unternehmenshandbuch nachlesen, wie das offizielle Verfahren deines Unternehmens für die Erteilung einer schriftlichen Abmahnung aussieht. Ein typisches Verfahren könnte jedoch in etwa so aussehen:
- Planung einer formellen Besprechung: Vereinbare ein Treffen mit dem Teammitglied, um das spezifische Problem zu besprechen.
- Darstellung des Problems: Erkläre genau das Problem, wie es sich auf das Team oder das Unternehmen auswirkt und welches Verhalten korrigiert werden muss.
- Erteilung einer schriftlichen Abmahnung: Händige der Person ein förmliches schriftliches Dokument aus, in dem das Problem, die Erwartungen an eine Verbesserung und die Konsequenzen im Falle eines weiteren Fehlverhaltens dargelegt werden.
- Einholen der Unterschrift des Teammitglieds: Bitte die Person, die Abmahnung zu unterschreiben, um den Erhalt zu bestätigen. Wenn sie sich weigert, dokumentiere die Weigerung, vermerke aber, dass die Abmahnung weiterhin gilt.
- Aufbewahrung der Unterlagen: Lege eine Kopie der unterzeichneten Abmahnung in der entsprechenden Akte ab, um sie später einsehen zu können.
- Weiterverfolgung: Verfolge die Mitarbeiterentwicklung, um sicherzustellen, dass das Problem gelöst wird, und biete bei Bedarf zusätzliche Unterstützung an.
Was sollte eine Abmahnung von Mitarbeitenden enthalten?
In einer klaren und präzisen schriftlichen Abmahnung werden die einzelnen Verstöße genannt und nummeriert:
- Datum/Daten des Vorfalls
- Name des/der Vorgesetzten der Person
- Name des/der Personalbeauftragten der Person
- Name der Person
- Berufsbezeichnung der Person
- eine klare Darstellung der mündlichen Verwarnungen
- das Verhalten, das sie ändern müssen
- Konsequenzen, wenn sich das Verhalten der Person nicht ändert
- die Politik des Unternehmens in Bezug auf die Dauer der Abmahnung und wie lange sie in der Akte einer Person verbleibt (normalerweise 6–12 Monate)
- wie man Widerspruch einlegt
Vorlagen für schriftliche Abmahnungen von Mitarbeitenden
Personalverantwortliche sprechen in der Regel eine mündliche und zwei schriftliche Abmahnungen vor einer Kündigung aus. Die erste schriftliche Abmahnung sollte spezifisch und detailliert sein.
Vorlage Nr. 1: Erste schriftliche Abmahnung
- [Name und Anschrift des Unternehmens]
- [Vor- und Nachname der Person]
- [Berufsbezeichnung der Person]
- [Vor- und Nachname des/der Vorgesetzten der Person]
- [Datum]
Betreff: Schriftliche Abmahnung
Hallo [Vorname],
Bei [Name des Unternehmens] wissen wir, wie wichtig es ist, eine beständige und erfahrene Belegschaft zu haben, die Arbeitsplatzstandards einzuhalten und unsere Mitarbeitenden zu halten, wo immer dies möglich ist. [Name des Unternehmens] möchte dich gerne als Teammitglied behalten. Es sind jedoch einige Änderungen an deinem Verhalten am Arbeitsplatz erforderlich, um sicherzustellen, dass das Arbeitsverhältnis fortgesetzt werden kann.
Wir erteilen dir eine schriftliche Abmahnung, weil du die von dir erwarteten Leistungen, wie sie in deinen Beschäftigungsbedingungen festgelegt sind, nicht erfüllt hast.
Konkret handelt es sich um [beschreibe das inakzeptable Verhalten/Benehmen] am [Datum]. Am [Datum] hast du eine mündliche Abmahnung wegen [Angabe des inakzeptablen Verhaltens/Benehmens] erhalten. Mit dieser schriftlichen Abmahnung erhältst du die Gelegenheit, dein/e [unbefriedigende/s Leistung und/oder Verhalten] zu korrigieren.
Damit dein/e [Leistung/Verhalten] als zufriedenstellend angesehen werden kann, musst du die folgenden Leistungsstandards erreichen und beibehalten. [Beschreibe, was die Person tun muss, um ihr Verhalten zu verbessern] bis zum [gib den Zeitrahmen gemäß deiner Unternehmensrichtlinie an – in der Regel 12 Monate].
Wenn du die Bedingungen dieser schriftlichen Abmahnung nicht erfüllst, neue oder damit zusammenhängende Probleme auftreten und/oder du weiterhin unbefriedigende Leistungen erbringst, wird dies zu ernsthafteren Korrekturmaßnahmen führen – bis hin zur Kündigung deines Arbeitsverhältnisses.
Wenn sich dein Verhalten nicht ändert, erhältst du eine weitere letzte schriftliche Abmahnung vor der Kündigung, wenn dein Arbeitsverhältnis beendet wird.
Wir sind davon überzeugt, dass du einen wichtigen Beitrag zu unserem Unternehmen leistest, und hoffen, dass du daran arbeiten wirst, dein Verhalten zu verbessern.
Diese Abmahnung wird für [Zeitdauer einfügen – in der Regel 6–12 Monate] in deine Personalakte aufgenommen.
Bitte lass es mich wissen, wenn du Fragen oder Bedenken hast und bestätige den Erhalt dieses Schreibens mit deiner Unterschrift.
Führungskraft
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Unterschrift:
Datum:
Mitarbeiter:in
Name in Druckbuchstaben:
Unterschrift:
Datum:
Vorlage Nr. 2: Letzte schriftliche Abmahnung
Wenn die Person ihr Verhalten nicht innerhalb des in der ersten schriftlichen Abmahnung gesetzten Zeitrahmens verbessert, kann sie ihre letzte schriftliche Abmahnung erhalten. In der letzten schriftlichen Abmahnung wird ein klarer, eindeutiger und fester Zeitrahmen festgelegt, innerhalb dessen die dargelegten Bedingungen erfüllt werden müssen, um eine Entlassung zu vermeiden.
Wir schlagen vor, diese Vorlage für eine letzte schriftliche Abmahnung zu verwenden:
- [Name und Anschrift des Unternehmens]
- [Vor- und Nachname der Person]
- [Berufsbezeichnung der Person]
- [Vor- und Nachname des/der Vorgesetzten der Person]
- [Datum]
Betreff: Letzte schriftliche Abmahnung
Hallo [Vorname],
- [Beschreibe das erwartete Verhalten am Arbeitsplatz]
- [Beschreibe das inakzeptable Verhalten]
- [Gib die Häufigkeit des Auftretens des inakzeptablen Verhaltens an]
Am [Datum] hast du eine mündliche Verwarnung wegen [Angabe des inakzeptablen Verhaltens] erhalten.
Am [Datum] hast du eine erste schriftliche Abmahnung wegen [Angabe des inakzeptablen Verhaltens] erhalten.
Wie bei unserem Treffen am [Datum] mitgeteilt, hat sich deine Leistung nicht verbessert und ist weiterhin unbefriedigend.
Dies ist eine letzte schriftliche Abmahnung. Wenn sich dein Verhalten bis zum [Datum] nicht deutlich verbessert hat und du dich weiterhin [unangemessen verhältst], kann das zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen.
Bitte lass es mich wissen, wenn du Fragen oder Bedenken hast und bestätige den Erhalt dieses Schreibens mit deiner Unterschrift.
Führungskraft
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Datum:
Mitarbeiter:in
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Unterschrift:
Datum:
<<Sprich mit diesen Vorlagen für schriftliche Abmahnungen rasch Verhaltensauffälligkeiten an.>>
Beispiele für schriftliche Abmahnungen
Einige schriftliche Abmahnungen beziehen sich auf schlechte Leistungen, unprofessionelles Verhalten und Anwesenheitsdefizite einer Person.
Beispiel für eine Abmahnung von Mitarbeitenden mit schlechten Leistungen
Wenn jemand seine Arbeit nicht entsprechend den Anforderungen erledigt, solltest du dieses Muster einer schriftlichen Ermahnung verwenden, um die betreffende Person über ihre schlechten Leistungen zu informieren:
Hallo [Vorname],
Hiermit teilen wir dir mit, dass du auf der Grundlage unserer [Unternehmensrichtlinie oder Leistungsanforderung] die Leistungsanforderungen für deine Stelle aus folgenden Gründen offiziell nicht erfüllst:
[Nenne die Gründe, wie und warum die Person die Erwartungen nicht erfüllt]
Infolgedessen bitten wir dich, [lege deine Erwartungen dar und lege einen Zeitplan für die Erfüllung
der von dir genannten Ziele fest].
Wenn wir keine Verbesserungen sehen, werden weitere Disziplinarmaßnahmen eingeleitet – bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Wir fügen diese Abmahnung für [Zeitdauer einfügen – in der Regel 6–12 Monate] deiner Personalakte hinzu.
Bitte lass es mich wissen, wenn du Fragen oder Bedenken hast und bestätige den Erhalt dieses Schreibens mit deiner Unterschrift.
Führungskraft
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Datum:
Mitarbeiter:in
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Unterschrift:
Datum:
Beispiel für eine schriftliche Abmahnung wegen unprofessionellen Verhaltens
Unprofessionelles Verhalten kann einen schlechten Präzedenzfall am Arbeitsplatz schaffen. Häufige Beispiele sind Mobbing und Belästigung, Aggressivität und die Weigerung, aufgetragene Aufgaben zu erledigen. Anhand des folgenden Musters für eine schriftliche Mitarbeiterverwarnung kannst du eine Abmahnung für unprofessionelles Verhalten verfassen:
Hallo [Vorname],
Wie am [Datum der mündlichen Verwarnung] besprochen, ist dein Verhalten unprofessionell und wirkt sich negativ auf deine Arbeitsleistung und die Produktivität des Teams aus.
Am [Datum] hast du [beschreibe das unprofessionelle Verhalten detailliert]. Dieses Verhalten ist unprofessionell und entspricht nicht den von [Name des Unternehmens] erwarteten Standards, wie sie in [Unternehmensrichtlinie] dargelegt sind.
Daher bitten wir dich, [lege deine Erwartungen dar und lege einen Zeitplan für die Erfüllung der von dir genannten Ziele fest].
Wenn wir keine Verbesserungen sehen, werden weitere Disziplinarmaßnahmen eingeleitet – bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Wir fügen diese Abmahnung für [Zeitdauer einfügen – in der Regel 6–12 Monate] deiner Personalakte hinzu.
Bitte lass es mich wissen, wenn du Fragen oder Bedenken hast und bestätige den Erhalt dieses Schreibens mit deiner Unterschrift.
Führungskraft
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Datum:
Mitarbeiter:in
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Datum:
Beispiel für eine schriftliche Abmahnung von Mitarbeitenden mit Anwesenheitsdefiziten
Jede:r kann aufgrund von Umständen, auf die er/sie keinen Einfluss hat, zu spät zur Arbeit kommen. Familiäre Probleme, verspätete Züge und ein hohes Verkehrsaufkommen können die Ursache für Verspätungen sein. Ständiges Zuspätkommen oder Fernbleiben von der Arbeit kostet jedoch Zeit, verschwendet Geld und birgt die Gefahr, dass sich Frustration breit macht.
Dieses Beispiel für eine Disziplinarmaßnahme zeigt, wie man eine Abmahnung schreibt, die auf die Folgen von ständigem Zuspätkommen oder Fernbleiben vom Arbeitsplatz hinweist.
Hallo [Vorname],
Wie am [Datum der mündlichen Verwarnung] besprochen, schaden deine wiederholten [Verspätungen/Abwesenheiten] deiner Arbeitsleistung und der Produktivität deines Teams.
Wir nehmen Anwesenheitsdefizite ernst und erwarten, dass du die Unternehmensrichtlinien bezüglich [Verspätungen/Abwesenheit] befolgst.
Du hast jedoch weiterhin gegen diese Richtlinie verstoßen und bist am [Datum und Uhrzeit der Verspätung/des Fernbleibens] [zu spät/gar nicht zur Arbeit gekommen], ohne die Personalabteilung oder deine:n Vorgesetzten vorher zu informieren.
Wir verstehen, dass unerwartete Probleme zu Verspätungen oder ungeplanter Abwesenheit führen können. Wir erwarten jedoch von unseren Mitarbeitenden, dass sie sich professionell verhalten, Probleme zeitnah kommunizieren und im besten Interesse des Unternehmens handeln.
Wir bitten dich, dein Verhalten zu ändern und [deine Verspätung zu erklären/um eine Freistellung im Voraus zu bitten, wie in unserer Unternehmensrichtlinie festgelegt].
Wenn du deine Anwesenheitsdefizite nicht beheben kannst, müssen wir weitere disziplinarische Maßnahmen ergreifen, die bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses reichen können.
Wir fügen diese Abmahnung für [Zeitdauer einfügen – in der Regel 6–12 Monate] deiner Personalakte hinzu.
Wenn du die Komplikationen, die deine [Verspätung/Abwesenheit am Arbeitsplatz] verursacht, besprechen möchtest, sind wir für dich da.
Wenn du Fragen oder Bedenken zu diesem Schreiben hast, setze dich bitte mit uns in Verbindung – und bestätige den Erhalt mit deiner Unterschrift.
Führungskraft
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Datum:
Mitarbeiter:in
Name in Druckbuchstaben:
Unterschrift:
Datum:
Wie man eine mündliche Verwarnung dokumentiert
Eine mündliche Verwarnung ist ein informelles Gespräch zwischen einem Teammitglied und seiner/seinem Vorgesetzten, um ein Problem anzusprechen, bevor es in einem Abmahnungsschreiben eskaliert. Auch wenn dies nicht die gleiche Formalität wie eine schriftliche Abmahnung hat, kann die Dokumentation des Gesprächs als Abschreckung dienen.
Diese Vorlage zeigt, wie eine mündliche Verwarnung zu dokumentieren ist und wie die Erwartungen und Konsequenzen bei Nichtbehebung des Problems dargelegt werden.
Hallo [Vorname],
Während unseres Gesprächs am [Datum der mündlichen Verwarnung] haben wir über [spezifisches Problem] gesprochen und darüber, wie es sich auf deine Arbeitsleistung und die Produktivität des Teams auswirkt.
Wir nehmen diese Probleme ernst und erwarten von allen Teammitgliedern, dass sie die Unternehmensrichtlinien in Bezug auf [spezifisches Problem] einhalten.
Du hast [spezifischen Korrekturmaßnahmen] zugestimmt, aber wenn das Problem weiter besteht, müssen wir die Angelegenheit mit einer formellen schriftlichen Abmahnung eskalieren. Wenn du dieses Problem weiterhin nicht behebst, kann dies zu weiteren Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.
Bitte denke daran, dass wir dich bei der Bewältigung aller Herausforderungen, die zu diesem Problem beitragen, unterstützen wollen. Wenn du die zugrundeliegenden Probleme besprechen möchtest, wende dich bitte an uns.
Wenn du Fragen hast, teile uns diese bitte mit und bestätige mit deiner Unterschrift den Erhalt dieser mündlichen Verwarnung.
Führungskraft
Name in Druckbuchstaben:
Unterschrift:
Datum:
Mitarbeiter:in
Name in Druckbuchstaben:
Unterschrift:
Datum:
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Vorlage für eine Mitarbeiterabmahnung per E-Mail
Statt sie persönlich zu überreichen, kannst du eine schriftliche Abmahnung per E-Mail versenden. Verwende diese E-Mail-Vorlage als Muster einer schriftlichen Ermahnung, um zu erklären, wie das Teammitglied die schriftliche Abmahnung herunterladen, unterschreiben und zurückschicken kann.
Betreffzeile der E-Mail: Schriftliche Abmahnung: [spezifisches Problem]
E-Mail-Text::
Hallo [Vorname],
diese E-Mail dient als formelle schriftliche Abmahnung bezüglich [spezifisches Problem], das am [Datum] besprochen wurde. Wie in unserer Unternehmensrichtlinie dargelegt, nehmen wir [spezifisches Problem] ernst, da es sich sowohl auf deine Leistung als auch auf die Gesamtproduktivität des Teams auswirkt.
In der Anlage findest du das Abmahnungsschreiben. Bitte lade es herunter, lies es dir sorgfältig durch, unterschreibe es digital und sende es bis [Frist einfügen] an die Personalabteilung zurück. Wenn du dieses Problem nicht angehst und behebst, kann dies zu weiteren Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen.
Wenn du Fragen oder Bedenken zu dieser Warnung hast oder Unterstützung bei der Lösung des Problems benötigst, wende dich bitte an mich oder deine:n Personalbeauftragte:n (in cc).
Bitte bestätige den Erhalt dieser E-Mail und folge den Anweisungen zum Herunterladen, Unterschreiben und Zurücksenden des Anhangs.
Freundliche Grüße
[Name]
[Position]
[Name des Unternehmens]
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10 Tipps für das Erteilen von schriftlichen Abmahnungen an Arbeitnehmende
Das Schreiben von Abmahnungen gehört nicht gerade zu den angenehmen Seiten der Personalarbeit. Diese Tipps können dazu beitragen, dass die Dinge so reibungslos wie möglich ablaufen:
- Handle schnell, um eine Eskalation von Problemen zu verhindern.
- Verwende den Briefkopf des Unternehmens, um die Formalität der Situation zu unterstreichen.
- Lade gegebenenfalls eine:n Gewerkschaftsvertreter:in oder eine zusätzliche Führungskraft ein, die bei der Abmahnung anwesend ist.
- Übergib Abmahnungen unter vier Augen und persönlich, um sicherzustellen, dass der/die Empfänger:in sie erhält, versteht und sich der Folgen bewusst ist, wenn er/sie nicht auf ihren Inhalt reagiert.
- Wähle einen privaten und formellen Rahmen für alle Treffen im Zusammenhang mit dem Disziplinarverfahren, um Peinlichkeiten zu vermeiden.
- Halte Daten bereit, um etwaige Rechtfertigungen der Person zu entkräften – einschließlich Angaben zu den entsprechenden Unternehmensrichtlinien im Mitarbeiterhandbuch.
- Gib der Person einen praktischen Zeitrahmen vor, innerhalb dessen sie handeln muss.
- Verwende klare und präzise Sprache, um das erwartete verbesserte Verhalten zu umreißen.
- Biete Hilfe und Unterstützung an – vor allem, wenn das Ziel darin besteht, die Person weiterhin zu beschäftigen.
- Drucke zwei Kopien aus – eine für das Teammitglied und eine für die Unternehmensunterlagen.
Behalte den Überblick über schriftliche Abmahnungen deiner Mitarbeitenden
Die Nachverfolgung von Abmahnungen ist sehr nützlich, vor allem, wenn du beschließt, die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Teammitglied zu beenden. Schriftliche Abmahnungen liefern den Unternehmen den Beweis, dass sie sich an die Richtlinien und Verfahren gehalten haben, falls eine Klage wegen ungerechtfertigter Entlassung erhoben wird.
Du kannst auch Warnungen für Leistungsbewertungen abrufen, um die Entwicklung der Person hervorzuheben. Dies zeigt, dass dir die Förderung positiver Verhaltensweisen ebenso wichtig ist wie die Korrektur unerwünschter Verhaltensweisen.
<<Fördere dein Team mit unseren Vorlagen für schriftliche Abmahnungen von Mitarbeitenden.>>
Häufig gestellte Fragen zur Abmahnung von Arbeitnehmenden
Wie ernst ist eine schriftliche Mitarbeiterabmahnung?
Schriftliche Abmahnungen werden für einen bestimmten Zeitraum in die Akte der betreffenden Person aufgenommen. Sie signalisieren, dass mündliche Gespräche das Problem nicht lösen konnten und dass die Person weitere disziplinarische Maßnahmen riskiert, wenn das Problem weiter besteht. Zwar ist nach einer schriftlichen Abmahnung die Kündigung nicht zwingend, aber sie zeigt, dass das Unternehmen sofortige Besserung erwartet.
Wie viele schriftliche Abmahnungen kann ein Teammitglied erhalten, bevor es entlassen wird?
Die Anzahl der schriftlichen Abmahnungen vor einer Kündigung hängt von den Unternehmensrichtlinien ab, aber viele Unternehmen verfolgen ein Modell der progressiven Disziplinierung. In der Regel erhalten die Mitarbeitenden eine bis drei Abmahnungen für anhaltende Probleme wie wiederholtes Zuspätkommen oder Verstöße gegen die Richtlinien, bevor das Unternehmen ernsthaft eine Kündigung in Betracht zieht.
Ziel ist es, den Angestellten die Möglichkeit zu geben, ihr Verhalten zu korrigieren und ihre Entwicklung als Individuen zu unterstützen.
Was ist eine ungerechtfertigte Abmahnung am Arbeitsplatz?
Eine ungerechtfertigte Abmahnung liegt vor, wenn ein Teammitglied eine Abmahnung erhält, die nicht ordnungsgemäß begründet ist oder die nicht den Unternehmensrichtlinien entspricht. Jede Abmahnung eines Teammitglieds muss ordnungsgemäß begründet werden, damit sie mit den festgelegten Verfahren des Unternehmens übereinstimmt. Abmahnungen, die auf vagen Erwartungen, ungeprüften Anschuldigungen oder persönlichen Vorurteilen beruhen, können zu rechtlichen Schritten führen.
Personen, die der Meinung sind, dass ihre Abmahnung ungerechtfertigt war, können ihre Bedenken bei ihrer Personalabteilung vorbringen.
ZUR WEITEREN LEKTÜRE EMPFOHLEN
Was ist der Unterschied zwischen einer ersten schriftlichen Abmahnung und einer letzten schriftlichen Abmahnung?
Eine erste schriftliche Verwarnung dient als erste förmliche Aufforderung, ein Leistungs- oder Verhaltensproblem anzusprechen. Sie umreißt in der Regel das Problem, die Erwartungen an eine Verbesserung und die Konsequenzen, wenn das Problem nicht behoben wird.
Eine letzte schriftliche Abmahnung dient als formale Eskalation des Problems, um darauf hinzuweisen, dass frühere Verwarnungen nicht zu einer ausreichenden Verbesserung geführt haben. Oft wird darin gewarnt, dass eine Kündigung oder andere ernsthafte Disziplinarmaßnahmen folgen werden, wenn sich das Verhalten nicht bessert.
Braucht man immer eine schriftliche Abmahnung?
Nein, du brauchst nicht unbedingt eine Abmahnung, wenn du es vorziehst, Probleme mit informellen Gesprächen oder mündlichen Verwarnungen zu lösen. Manchmal reicht eine mündliche Verwarnung aus, um das Problem zu lösen, ohne das Führungszeugnis eines Teammitglieds zu beeinträchtigen. Die Entscheidung, ein Teammitglied schriftlich abzumahnen, hängt letztlich von der Schwere der Situation und dem Personalmanagement des Unternehmens ab.
Von Dana Liberty
Dana Liberty is a content manager at HiBob, where she combines her creative writing with performance marketing. In the winter, you’ll find her sitting by the fire with a glass of wine, trying to solve the latest word puzzle (and in the summer, she cuts out the fire, but never the wine and puzzles).