Välj det HR-system som passar bäst för era behov
Alla företag genomgår förändringar just nu. Som HR-chef befinner du dig i omvandlingens epicentrum, där du administrerar en postpandemisk personalstyrka som vill ha en ny typ av arbetsliv.
Du måste balansera traditionella företagsprocesser (ersättning, resultatmätning och löner) mot de nyanställdas upplevelser (kultur, kommunikation och gemenskap) och anpassa allt detta efter en global personalstyrka som jobbar på distans, på kontoret eller både och.
Det är här som modern HR tech gör skillnad. De bästa plattformarna idag förstärker de traditionella HR-funktionerna med automation och effektivitet, samtidigt som de är utformade för både HR, chefer och medarbetare.
All HR tech är dock inte uppbyggd på samma sätt. Den här guiden beskriver de viktigaste aspekterna vid valet av HR-system och vilka frågor du bör ställa inom varje område. Använd den här guiden för att finjustera din strategi och ställa rätt frågor så att du hittar rätt HR-plattform innan du fattar ett köpbeslut. Du vill ha det bästa HR-systemet som tillgodoser företagets behov idag och imorgon.
När du jämför olika HR-lösningar kan du ställa följande frågor för att ta reda på vilket HR-system som passar bäst för just ditt företag.
1. Kan HR-systemet effektivisera era HR-processer?
I dynamiska företag måste allt grundläggande HR-arbete vara enkelt och effektivt för att spara värdefull tid och minimera medarbetarnas frustration.
I många företag kan onboarding och tidshantering vara tidsödande och enformigt. Ett bra HR-system bör automatisera och påskynda uppgifter som står i vägen för viktigare initiativ.
Ta reda på om HR-systemet kan effektivisera alla era HR-processer genom att besvara följande frågor:
- Ingår nyckeltal för HR och kompetensanalyser?
- Har varje medarbetare en personlig profil på samma sätt som i sociala medier?
- Har varje medarbetare en tidslinje över sitt arbete och sina prestationer i företaget?
- Finns det en dynamisk personalöversikt där medarbetare kan grupperas och sorteras efter kompetens, fritidsintressen m.m.?
- Finns det ett inbyggt verktyg eller program för hantering av medarbetarnas ersättning och lön?
2. Kan HR-plattformen maximera medarbetarupplevelsen?
HR handlar inte längre om antal anställda och hantering av humankapital. Dagens HR-chefer måste skapa en företagskultur som engagerar medarbetarna och får dem att vilja stanna kvar på företaget, och som dessutom främjar nätverkande och ansvarstagande.
Ta reda på om HR-systemet maximerar medarbetarupplevelsen genom att besvara följande frågor:
- Har användargränssnittet en engagerande och interaktiv design och känsla?
- Går det att anpassa arbetsflödet för onboarding?
- Går det att uppmärksamma enskilda medarbetare?
- Ger det en heltäckande bild av medarbetarnas arbete fram till idag?
- Finns det aktivitetsgrupper och klubbar där medarbetarna kan umgås och lära känna varandra?
- Finns det ett anonymt rapporteringsverktyg där medarbetarna kan berätta om problem?
3. Kan HR-systemet tillgodose era unika verksamhetsbehov i stor skala?
Inget företag är det andra likt, och er unika kultur kräver flexibel HR tech som hjälper er att hantera de utmaningar ni ställs inför när företaget växer och förändras. Många HR-lösningar är rigida eller ger begränsad flexibilitet som inte hänger med när företaget växer.
Ta reda på om HR-systemet kan tillgodose era unika verksamhetsbehov i stor skala genom att besvara följande frågor:
- Kan HR-funktionerna anpassas efter era behov, nu och i framtiden?
- Kan systemet växa med företaget och hantera hundratals eller tusentals anställda?
- Finns det specifika nyhetsflöden för varje kontor och land?
- Stöder systemet användning av flera olika kalendrar med lokala nationella och religiösa helgdagar?
- Kan ni schemalägga anpassade rapporter varje dag, vecka eller månad?
- Går det att lagra konfidentiella personuppgifter på ett säkert sätt och är de lätta att hitta?
- Finns det professionella tjänster för anpassning och implementering av plattformen för alla användare?
4. Stärker HR-plattformen engagemanget och produktiviteten hos chefer och medarbetare?
Sedan distans- och hybridarbete blev det nya normala har det blivit allt viktigare för HR-avdelningarna att stärka och stötta medarbetarna. Medarbetarna måste vara självgående och kunna planera sitt eget arbete, medan cheferna måste kunna interagera med sina team för att främja samarbete och dialog. En bra HR-plattform ökar produktiviteten och underlättar kommunikation mellan HR, chefer och anställda, oavsett var de befinner sig.
Besvara följande frågor för att ta reda på om HR-systemet stärker chefer och medarbetare med verktyg för produktivitet och samarbete:
- Kan medarbetarna få information om sina kollegors status och arbetsplatser?
- Finns det en plats där medarbetarna kan läsa om företagets mål, ta del av företagskulturen och se att deras arbete har betydelse?
- Har cheferna tillgång till mallar för enskilda möten med anställda som förenklar processer som onboarding, karriärutveckling och prestationsutvärderingar?
- Kan cheferna sätta mål på avdelningsnivå för sina medarbetare, utifrån företagets nyckeltal?
- Får chefer aktuell information och rapporter om teamets ledighetsstatus?
- Har cheferna tillgång till information om naturliga avgångar så att de kan förutse den framtida personalomsättningen i sina team?
5. Ger HR-systemet ökad produktivitet och enklare samarbete?
Arbetslivet har förändrats i grunden. Idag, när många medarbetare jobbar hemifrån, på distans eller i hybridform, är företag av alla storlekar mer utspridda än någonsin tidigare. En bra HR-plattform behöver hjälpa företag att bibehålla kontakten i teamen så att inte företagskulturen och samarbetet försvagas, med minskad produktivitet som följd.
Ta reda på om HR-systemet kan öka produktiviteten och underlätta samarbete genom att besvara följande frågor:
- Finns det en inbyggd mobilapp med de funktioner som används mest av medarbetare och chefer?
- Underlättas rekryteringsprocessen med integrationer eller stöd för de vanligaste rekryteringssystemen?
- Finns det inbyggda integrationer för Slack och MS Teams?
- Finns det inbyggda integrationer för de fem vanligaste rekryteringssystemen?
- Går det att integrera med Zapier?
- Finns det ett öppet API för kundutveckling?
6. Kan HR-systemet hjälpa er globala, moderna organisation att växa?
I dagens arbetsliv finns ofta affärsmöjligheter och kompetens på många olika kontor och arbetsplatser runt om i världen. Global expansion är en nyckel till framgång för många företag, men det kan bli ganska svårhanterligt för HR-ledningen. De måste kunna hantera olika helgdagar, lokal lagstiftning och tidszoner och kommunicera effektivt med medarbetare som sitter utspridda på olika platser.
Ta reda på om HR-systemet kan hjälpa din globala, moderna organisation att växa genom att besvara följande frågor:
- Finns det helgdagskalendrar och ledighetspolicyer för flera länder?
- Är det enkelt att navigera mellan olika tidszoner?
- Finns det specifika nyhetsflöden för varje kontor och land?
- Kan systemet anpassas efter lokala seder eller bästa praxis?
- Är den tekniska supporten tillgänglig minst 16 timmar per dygn, sex dagar i veckan?
- Kan ni interagera både med anställda på kontoret och dem som jobbar på distans?
- Finns det stöd för hybridarbete?
Varför ska du välja HiBob framför andra HR-lösningar?
Vid en jämförelse mellan Bob och andra HR-plattformar är det tydligt att Bob är rätt val för dagens dynamiska och snabbväxande företag. Här berättar vi varför
Bob är alla grundläggande HR-processer och mycket mer än så. Bobs omfattande funktioner ger dig allt du behöver för att öka produktiviteten samt engagera och behålla dina medarbetare.
- Få kontor och medarbetare i hela världen att växa med en flexibel och konfigurerbar lösning som snabbt anpassar sig efter alla förändringar ni ställs inför
- Effektivisera processer som löneadministration och prestationsutvärderingar och se till att allt fungerar som det ska samtidigt som du sparar tid och pengar
- Samla alla dokument på en och samma plats, där du också hanterar hela processen, inklusive signaturer och godkännanden
- Visa att ditt arbete har betydelse eller gör strategiska förändringar med statistik och rapporter baserade på HR-data
- Med mallar och arbetsflöden som anpassas efter olika roller och regioner blir onboardingen enkel och okomplicerad
- Koppla samman all företagets HR tech genom integrationer med flera ledande tredjepartsverktyg för att underlätta det administrativa arbetet för alla medarbetare i organisationen
Bobs verktyg skapar kontakt mellan medarbetare och chefer i olika delar av världen och ger en fantastisk användarupplevelse, oavsett var personalen sitter.
- Skapat för hela företaget – chefer, anställda och HR-avdelningen
- Se gemenskapen stärkas när alla medarbetare uppdaterar sina profiler, går med i klubbar och berömmer varandra i det engagerande gränssnittet
- Kommunicera till alla samtidigt genom att publicera information direkt i företagsappar som Slack m.fl.
- Skapa en välkomnande miljö för nyanställda genom att presentera företagets organisationsschema, värderingar m.m. redan innan de börjar
- Missa aldrig en milstolpe genom att skapa arbetsflöden för viktiga händelser som årsdagar, livscykelstadier m.m.
- Skräddarsy kontaktytor för olika roller, regioner och ansvarsområden för att skapa personliga upplevelser som utgår från olika perspektiv
- Ge medarbetarna omedelbart beröm och shoutouts som stimulerar produktivitet och innovation
Vill du titta närmare på Bob?
Titta på en 3-minutersvideo här.
Du kan också ladda ner PDF-filen till vänster. Den innehåller en checklista som du kan använda när du undersöker olika alternativ.