Finde das passende Personalinformationssystem für deine Bedürfnisse
Veränderung steht bei jedem modernen Unternehmen im Mittelpunkt. Als HR-Führungskraft stehst du im Zentrum dieser Veränderungen und musst dich mit einer Belegschaft auseinandersetzen, die nach der Pandemie eine neue Arbeitswelt fordert.
Du musst klassische Geschäftsprozesse (Vergütung, Leistungsmanagement, Lohnabrechnungen) mit neuen Employee Experiences (Kultur, Kommunikation, Gemeinschaft) vereinbaren – und zwar für eine globale Belegschaft, die remote, hybrid oder vor Ort arbeitet.
An diesem Punkt kommt moderne HR-Technologie wie etwa Personalinformationssysteme ins Spiel. Optimale, moderne Plattformen unterstützen klassische HR-Aufgaben durch Automatisierung und höhere Effizienz und sorgen gleichzeitig dafür, dass niemand zu kurz kommt – ob HR, Manager oder Mitarbeitende.
Doch nicht alle HR-Technologien sind gleich aufgebaut. In diesem Leitfaden findest du die wichtigsten Aspekte, die du bei der Auswahl deines Personalinformationssystems beachten solltest, und entsprechende Fragen dazu. Passe deine Strategie an diese Aspekte und Fragen an, damit du das richtige Personalinformationssystem findest, bevor du es kaufst. Das optimale Personalinformationssystem sollte deine geschäftlichen Anforderungen heute, morgen und in Zukunft erfüllen.
Beim Vergleichen von Personalinformationssystemen kannst du diese Fragen stellen, um die ideale Lösung für dein Business zu finden.
1. Kann das Personalinformationssystem deine grundlegenden HR-Prozesse optimieren?
In dynamischen Unternehmen müssen grundlegende HR-Aufgaben effizient und reibungslos ablaufen, damit Zeit gespart und die Mitarbeiterfrustration möglichst vermieden wird.
In vielen Unternehmen sind Onboarding und Zeitmanagement zeitintensive und wiederkehrende Aufgaben. Ein gutes Personalinformationssystem sollte grundlegende Aufgaben automatisieren und beschleunigen, damit sich die Personalabteilung mit anderen Dingen beschäftigen kann.
Anhand dieser Fragen kannst du überprüfen, ob das Personalinformationssystem all deine grundlegenden HR-Prozesse optimieren kann:
- Bietet es Personalverwaltungs-KPIs und Talentanalysen?
- Haben alle Mitarbeitenden ein persönliches Profil im Stil eines sozialen Netzwerks?
- Gibt es zu allen Mitarbeitenden eine Übersicht des Werdegangs und der Erfolge im Unternehmen?
- Gibt es ein dynamisches Personenverzeichnis zum Gruppieren und Sortieren nach Kompetenzen, Hobbys usw.?
- Gibt es ein eigenes Tool/eine eigene Anwendung zur Unterstützung bei der Verwaltung der Mitarbeitervergütung und Lohnabrechnung?
2. Kann das Personalinformationssystem deine Employee Experience optimieren?
HR hat nicht mehr nur die Aufgabe, die Mitarbeitenden und das Personal zu verwalten. HR-Führungskräfte müssen eine Unternehmenskultur aufbauen, die Mitarbeitende integriert und bindet und Beziehungen und Engagement in der heutigen Arbeitswelt fördert.
Anhand dieser Fragen kannst du überprüfen, ob das Personalinformationssystem deine Employee Experience optimieren kann:
- Entspricht die Benutzeroberfläche dem Look-and-feel von sozialen Netzwerken?
- Kann der Onboarding-Workflow angepasst werden?
- Kann Mitarbeitenden öffentlich Anerkennung gezollt werden?
- Bietet es eine umfassende Übersicht über aktuelle und vergangene Mitarbeiteraktivitäten?
- Gibt es die Möglichkeit, Hobbygruppen und Clubs zu erstellen, damit Mitarbeitende soziale Kontakte knüpfen können?
- Bietet es eine Funktion, mit der Mitarbeitende anonym Bedenken oder andere Anliegen kommunizieren können?
3. Kann das Personalinformationssystem die einzigartigen Anforderungen deines Unternehmens im großen Maßstab erfüllen?
Jedes Unternehmen ist anders und deine einzigartige Kultur braucht eine flexible HR-Technologie zur Lösung der Herausforderungen, die sich aus dem Wachstum und den Veränderungen im Unternehmen ergeben. Viele Personalinformationssysteme sind nur begrenzt flexibel und können mit dem Unternehmenswachstum im Laufe der Zeit nicht mehr mithalten.
Anhand dieser Fragen kannst du überprüfen, ob das Personalinformationssystem deine individuellen Unternehmensanforderungen auch in großem Maßstab lösen kann:
- Können die grundlegenden HR-Funktionen des Systems an deine aktuellen und zukünftigen Anforderungen angepasst werden?
- Kann es mit deinem Unternehmen wachsen und mit hunderten oder tausenden Mitarbeitenden arbeiten?
- Bietet es separate Newsfeeds für jedes Büro und Land?
- Unterstützt es die Nutzung verschiedener Kalender mit regionalen, nationalen und religiösen Feiertagen?
- Kann das Erstellen täglicher, wöchentlicher oder monatlicher anpassbarer Berichte geplant werden?
- Kann das System vertrauliche persönliche Daten sicher speichern und ermöglicht es gleichzeitig das schnelle Auffinden dieser Daten?
- Gibt es professionelle Services zum Anpassen, Implementieren und Launchen der Plattform zur allgemeinen Nutzung?
4. Unterstützt das Personalinformationssystem Manager und Mitarbeitende dabei, produktiver und engagierter zu arbeiten?
Als Remote- und Hybrid-Arbeit zur neuen Normalität wurden, ist auch die Befähigung der Mitarbeitenden für HR-Teams zu einer betrieblichen Notwendigkeit geworden. Mitarbeitende mussten selbstständig, in ihrer Zeit an ihren eigenen Aufgaben arbeiten. Manager mussten den Kontakt zu ihren Teams aufrechterhalten und die Zusammenarbeit und Kommunikation fördern. Die richtige HR-Plattform sollte die Produktivität und das Engagement zwischen Managern und Mitarbeitenden verbessern – unabhängig davon, von wo sie arbeiten.
Anhand dieser Fragen kannst du überprüfen, ob das Personalinformationssystem Tools bietet, die die Produktivität und Zusammenarbeit zwischen Managern und Mitarbeitenden verbessern:
- Können Mitarbeitende Informationen über den Arbeitsstatus und Standort ihrer Teammitglieder abrufen?
- Gibt es einen Ort für Mitarbeitende, an dem sie sich mit den Unternehmenszielen verbunden fühlen, an der Kultur teilhaben und sehen können, dass ihre Arbeit wichtig ist?
- Haben Vorgesetzte Zugriff auf Vorlagen für Einzelmeetings, die Routineprozesse wie Gespräche zum Onboarding, zur Karriereentwicklung und zur Leistungsbeurteilung erleichtern?
- Können Manager Abteilungsziele für ihre Teammitglieder festlegen, die mit den Unternehmens-KPIs verbunden sind?
- Erhalten Manager zeitnahe Informationen und Berichte zum Abwesenheitsstatus ihrer Mitarbeitenden?
- Verfügen Vorgesetzte über Fluktuationsindikatoren, um das Fluktuationsrisiko ihrer direkten Mitarbeitenden zu messen und nachzuvollziehen?
5. Steigert das Personalinformationssystem die Produktivität und vereinfacht es die Zusammenarbeit?
Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert. Unternehmen jeder Größe sind verteilter denn je: Viele Mitarbeitende arbeiten von zu Hause aus, remote oder in einem hybriden Arbeitsmodell. Eine effektive HR-Plattform muss Unternehmen dabei unterstützen, Teams wieder zu verbinden – denn andernfalls fühlen sich Mitarbeitende isoliert und die Produktivität, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur leiden.
Anhand dieser Fragen kannst du überprüfen, ob das Personalinformationssystem die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit vereinfachen kann:
- Bietet es eine eigene mobile App mit den für Vorgesetzte und Mitarbeitende wichtigsten Funktionen?
- Kann es den Rekrutierungs- und Einstellungsprozess durch Integrationen oder Support für die wichtigsten Bewerber-Tracking-Lösungen optimieren?
- Bietet es die Möglichkeit, Slack und Microsoft Teams zu integrieren?
- Ermöglicht es die Integrationen der fünf wichtigsten Bewerber-Tracking-Lösungen?
- Lässt es sich mit Zapier verknüpfen?
- Verfügt es über eine offene API für die Kundenentwicklung?
6. Kann das Personalinformationssystem zum Wachstum deines globalen und modernen Unternehmens beitragen?
In der modernen Arbeitswelt verteilen sich Geschäftsmöglichkeiten und Talente oft auf verschiedene Büros oder unterschiedliche Standorte auf der ganzen Welt. Die globale Expansion ist ein entscheidender Faktor für unternehmerischen Erfolg – doch das kann für HR-Führungskräfte eine echte Herausforderung sein. Es muss eine Möglichkeit gefunden werden, um mit verschiedenen Feiertagen und Zeitzonen umzugehen, lokale Gesetze und Vorschriften einzuhalten und effektiv mit einer vielfältigeren Belegschaft zu kommunizieren.
Anhand dieser Fragen kannst du überprüfen, ob das Personalinformationssystem das Wachstum deines globalen, modernen Unternehmens unterstützen kann:
- Bietet es Feiertagskalender und Abwesenheitsrichtlinien für verschiedene Länder?
- Können mehrere Zeitzonen eingestellt werden?
- Bietet es separate Newsfeeds für jedes Büro und Land?
- Kann es an örtliche Best Practices oder Gepflogenheiten angepasst werden?
- Ist der Tech-Support mindestens 16 Stunden pro Tag und an sechs Tagen pro Woche verfügbar?
- Kann sowohl mit remote- als auch mit vor Ort arbeitenden Mitarbeitenden kommuniziert werden?
- Werden Richtlinien für hybrides Arbeiten unterstützt?
Was macht HiBob besser als andere Personalinformationssysteme?
Im Vergleich mit anderen HR-Plattformen wird schnell deutlich, dass Bob die richtige Wahl für dynamische und schnell wachsende Unternehmen ist. Das sind die Gründe.
Bob ist Core-HR und so viel mehr. Bob bietet alle grundlegenden Funktionen, die du für Produktivität, Engagement und Mitarbeiterbindung brauchst.
- Vergrößere deine Büros und gewinne globale Talente – mit Flexibilität und Konfigurierbarkeit, die sich schnell an deine täglichen Herausforderungen anpassen.
- Spare Zeit und Geld und optimiere Prozesse wie die Lohnabrechnung und Leistungsbeurteilungen, indem du dafür sorgst, dass alles reibungslos abläuft.
- Greife auf alle Dokumente an einem Ort zu und verwalte den gesamten Prozess, inklusive Signaturen und Genehmigungen.
- Mach deutlich, dass das, was du tust, funktioniert, oder nimm strategische Änderungen basierend auf Insights und Berichten auf der Grundlage von Personendaten vor.
- Vereinfache das Onboarding mithilfe von Vorlagen und Arbeitsabläufen, die an Positionen und Regionen angepasst werden können.
- Nutze all deine HR-Technologie mit mehreren Integrationen in führende Drittanbieter-Tools, um Verwaltungsaufgaben unternehmensübergreifend zu erleichtern
Die Unternehmenskultur-Tools von Bob verbinden Mitarbeitende und Manager auf der ganzen Welt und schaffen eine großartige Employee Experience – egal, wo deine Belegschaft arbeitet.
- Entwickelt für alle im Unternehmen – Manager, Mitarbeitende, HR-Teams
- Sorge für ein Gemeinschaftsgefühl, indem alle im Unternehmen die Benutzeroberfläche im Stil sozialer Netzwerke nutzen, um ihre Profile zu aktualisieren, Clubs beizutreten und anderen Lob auszusprechen.
- Halte alle auf dem neuesten Stand – durch direkte Kommunikation in Unternehmensapps wie unter anderem Slack.
- Erschaffe ein einladendes Umfeld für neue Mitarbeitende, indem du noch vor dem ersten Arbeitstag wichtige Informationen wie das Organigramm und die Werte des Unternehmens teilst.
- Erstelle Arbeitsabläufe zu wichtigen Ereignissen wie Jahrestagen, Lebenszyklusstadien und weiteren, damit du nichts mehr verpasst.
- Passe Berührungspunkte nach Rollen, Regionen und Aufgaben an und schaffe eine personalisierte Mitarbeitererfahrung.
- Zeige Mitarbeitenden sofortige Wertschätzung durch Kudos und Shout-outs, die motivieren und die Produktivität und Innovationsfähigkeit fördern.
Bereit, dir Bob genauer anzusehen?
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