Als Heroes noch ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern war, die von London aus arbeiteten, beschloss das Unternehmen, ein HRIS zur Speicherung der Mitarbeiterdaten mit einem separaten Gehaltsabrechnungssystem zu implementieren. Nach kurzer Zeit wurde jedoch klar, dass diese Lösung den Bedürfnissen und Wachstumsplänen des Unternehmens nicht gerecht wurde.

Gründungsjahr
2020
Hauptsitz
London, Vereinigtes Königreich
Beschäftigte
79
Standorte
3
Geschäftszweck
E-Commerce
Kurz gesagt
… das weltweit kleine und mittelgroße Marken mit führenden Sortimenten erwirbt, betreibt und ausbaut.
% der Mitarbeiter arbeiten hybrid
30 %

Beschäftigte
79

Geschäftszweck
E-Commerce

Heroes ist ein Technologie-Startup mit Sitz in London und Büros in Madrid und Barcelona. Die Mitarbeiter arbeiten von Italien, Hongkong, den USA und Deutschland aus. Als Heroes noch mit 15 Mitarbeitern aus London operierte, hatte das Unternehmen ein HRIS zur Speicherung der Mitarbeiterdaten mit separatem Gehaltsabrechnungssystem implementiert. Die Lösung wurde den Anforderungen und Wachstumsplänen schnell nicht mehr gerecht. Als neue HR-Plattform, die global, flexibel, skalierbar und kompatibel mit Heroes‘ bevorzugten Programmen ist, fanden sie Bob. Es war nach nur einem Monat voll einsatzbereit. 

Der Weg zu automatisierten HR-Prozessen

Das HR-Team von Heroes war mit seinem HRIS unglücklich, da es sich weder anpassen noch in die bevorzugten Tools integrieren ließ. Als kleines Unternehmen stieß man schnell Grenzen, weshalb eine neue Lösung dabei helfen sollte, Prozesse zu automatisieren, um effizienter zu werden.

Mehr Effizienz dank Bobs Workflows und Integrationen

Mit Bob hat die Heroes-HR ihre gesamte Personalverwaltung umgestellt. Optimierte Workflows werden jetzt als Aufgaben verschiedenen Beteiligten zugewiesen. Das ersetzt die früher manuell erledigten Prozesse. Wurden beispielsweise neue Mitarbeiter:innen eingestellt, gab es vor Bob einen intensiven E-Mail-Austausch zwischen HR und den Kandidat:innen, um relevante Informationen zu generieren. Die IT-Abteilung fügte die Neuen dann manuell zu jedem einzelnen Tool hinzu. Mit Bob aktiviert HR einfach einen Onboarding-Workflow inklusive aller notwendigen Schritte und weist ihn den Beteiligten zu. Dabei erstellt HR für jeden neuen Mitarbeiter ein Bob-Profil, das er selbständig ausfüllt und das ihn per SSO-Bereitstellung automatisch mit seinen Tools verbindet.

Die Nutzung von Aufgabenlisten hat das Onboarding bei Heroes verändert und ermöglicht es der Personalabteilung, mehrere Personen gleichzeitig nahtlos zu integrieren. Vor einem Jahr konnten sie nur zwei Leute pro Monat an Bord nehmen und jetzt haben sie kürzlich 10 gleichzeitig integriert. 

Durch die Nutzung von Aufgabenlisten kann die Heroes-HR im Onboarding-Prozess reibungslos mehrere Personen gleichzeitig integrieren. Konnte man vor einem Jahr gerade einmal zwei Leute pro Monat ins Team holen, durchliefen kürzlich 10 Mitarbeiter:innen zugleich ihr Onboarding.

Das Heroes-HR-Team ist besonders begeistert, wie gut sich Bob in die bevorzugten Arbeitstools integrieren lässt. Von Slack über Greenhouse (ATS) bis zu Payfit über Bobs Lohnabrechnungs-Hub: Diese Integrationen sind wichtig für die Arbeits-Rationalisierung und reduzieren die Fehleranfälligkeit einer manuellen Bearbeitung. „Die Integration von HiBob und Payfit war für uns entscheidend“, sagt Chloe Gibbs, Personalleiterin bei Heroes. „Zuvor haben wir die Mitarbeiterdaten sowohl in Personio als auch ins Lohnsystem eingegeben. Das hat zu großen Problemen und Unstimmigkeiten geführt. Dass Bob und Payfit nun miteinander kommunizieren, war bahnbrechend.“

Laut Chloe sparen Bobs Onboarding-Workflows und die Integration der Gehaltsabrechnung mindestens zwei Arbeitstage pro Monat ein.

Wir brauchten eine HRIS-Plattform, die mit unserer Gehaltsabrechnung, unserem Rekrutierungssystem und mit NetSuite zusammenarbeitet. Es sollte sich nahtlos mit all unseren Systemen verbinden und anders als das vorherige System flexibel sein. Vor Bob konnten wir keine eigenen Felder hinzufügen. Das ist aber für ein junges Unternehmen, dessen Organisationsstrukturen sich fortlaufend ändert, extrem wichtig.
Chloe GibbsPersonalleiterin Heroes

Erste Schritte im Leistungsmanagement

Als Start-Up, das seine Prozesse noch definieren musste, führte Heroes keine Leistungsbeurteilungen durch. Parallel zum Wachstum wollte es dennoch einen Prozess etablieren, mit dem sich sowohl die Leistung als auch die Vergütung überprüfen lässt.

Arbeitsablaufintegrationen von Heroes

360-Grad-Leistungsbewertungen mit Bob

Nach der Implementierung von Bob führte Heroes eine erste 360-Grad-Leistungsbeurteilung durch. Die HR-Abteilung konnte den Prozess einfach einrichten und ihren Bedürfnissen anpassen. Sie baten die Mitarbeiter um eine Selbstbewertung, gefolgt von Beurteilungen durch Kollegen und Vorgesetzte, inklusive Gesamtleistungsbeurteilung. Anschließend setzte die Personalabteilung Kalibrierungsmeetings zwischen den Vorgesetzten und den Gründern des Unternehmens an, um die Punktzahl jeder Mitarbeiter:in zu überprüfen und so für Kohärenz im Unternehmen zu sorgen.

Gespräche zwischen Managern und Mitarbeitern zur Leistungsbeurteilung fanden persönlich und für Remote-Mitarbeiter:innen über Zoom statt, wobei es neben der Leistung auch um Möglichkeiten zur Weiterentwicklung ging.

Basierend auf der Leistungsbeurteilung führte Heroes eine umfassende Vergütungsüberprüfung durch. Dabei zeigten die Leistungsbeurteilungen und weitere Bob-Daten, wann jede Person zuletzt eine Gehaltserhöhung erhalten hatte. Dank Bob kann Heroes für sein Performance-Management einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen, wertvolle plattformübergreifende Mitarbeiterdaten einbeziehen und unterschiedliche Perspektiven berücksichtigen.

Sowohl das HR-Team als auch die Mitarbeiter:innen schätzen es, wie einfach und transparent die Leistungs- und Vergütungsbeurteilung durch Bob geworden ist. Heroes plant daher in naher Zukunft die Implementierung weiterer Talent-Tools, etwa zu Zielvereinbarungen. 

Wichtigste Erkenntnisse

  • Heroes nutzte bereits ein HRIS, erkannte aber schnell, dass es weder mit dem Lohnabrechnungssystem- noch mit anderen Systemen zusammenarbeitete – und sagte Hi zu Bob.
  • Dank Bobs Workflow und den Integrationen spart Heroes zwei Tage im Monat ein, die Arbeitslast wird erheblich verringert und die Personalabteilung muss nicht erweitert werden.
  • Heroes hat sich seit der Einführung von Bob erheblich vergrößert und die Mitarbeiterzahl im letzten Jahr um 43 Prozent gesteigert.
  • Heroes konnte mit Bob erste Leistungs- und Vergütungsüberprüfungszyklen durchführen, das Feedback von Führungskräften und Mitarbeitern war gleichlautend positiv.