Jimdo ist ein deutsches Softwareunternehmen mit Sitz in Hamburg und einem weiteren Büro in Tokio. Das Unternehmen hat 250 multinationale Mitarbeiter, von denen viele nach ihrer Einstellung nach Hamburg umgezogen sind, um in ihren geschäftigen Büros in der Stadt zu arbeiten. Nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie, die alle Mitarbeiter des Unternehmens dazu zwang, von zu Hause aus zu arbeiten, beschloss die Geschäftsführung von Jimdo, das Unternehmen in ein standortunabhängiges Unternehmen umzuwandeln und allen Mitarbeitern die Freiheit zu gewähren, überall auf der Welt zu arbeiten, während das Hamburger Büro als Raum für die Zusammenarbeit beibehalten wurde. Dieses neue Arbeitsmodell hat zu neuen Herausforderungen geführt, wie z.B. die Beibehaltung von Jimdos einzigartiger Kultur der Teamarbeit und Kollaboration, auch wenn man nicht am selben Ort arbeitet.
Die Herausforderung: Pflege der Unternehmenskultur
Jimdo legte großen Wert auf seine Unternehmenskultur: eine aufgeschlossene Gemeinschaft, die Sprachen, Interessen und Projekte miteinander teilt und dafür die besten Teams zusammenstellt. Diese Kultur war durch die Umstellung auf Fernarbeit gefährdet, und die Personalabteilung musste sich fragen, wie man sie trotz Homeoffice-Regelung und Remote Work aufrechterhalten kann. Wie sollten die Teams einander kennenlernen und enge Verbindungen aufrechterhalten, wenn sie an verschiedenen Orten der Welt leben und in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten?
Die Lösung: Bob’s Verzeichnis und Clubansicht
Über das Verzeichnis können Jimdo-MitarbeiterInnen weltweit nahtlos auf Informationen über ihre KollegenInnen zugreifen: ihre Rollen, die Abteilungen, in denen sie arbeiten, und wer ihnen unterstellt ist. Und sie können sich alle Informationen als übersichtliches Organigramm darstellen lassen.
Die Herausforderung: Einen Überblick über Personaldaten und Dokumente behalten
Vor Bob hatte Jimdos Personalteam Gehälter, Boni, Performance-Management und Abwesenheiten in Kalkulationstabellen erfasst. Ein zentrales System, um MitarbeiterInnen-Daten zu organisieren, gab es nicht.
Die Lösung: Bobs zentrale Dokumentenverwaltung
Heute speichert Jimdo sämtliche MitarbeiterInnen-Unterlagen in Bob. Dank dieses zentralen Orts, der für alle Beteiligten zugänglich ist, hat sich der manuelle Arbeitsaufwand im Personalteam drastisch verringert. Die Gehaltsabrechnung und andere HR-Aufgaben zeigt Bob in leicht lesbaren grafischen Formaten an, und TeamleiterInnen können Gehälter und MitarbeiterInnen-Informationen dank Bob direkt anpassen.
Highlights
- Mit Bob kann Jimdo alle Personaldaten an einem zentralen Ort einsehen.
- Administrative Aufgaben, wie die Gehaltsabrechnung wurden vereinfacht, da Teamleiter die Gehälter direkt im System anpassen können.
- Studentische Hilfskräfte erfassen ihre Stunden direkt in Bob statt in Kalkulationstabellen.
- Bobs Startseite ist der Begrüßungs-Bildschirm für alle MitarbeiterInnen. Es macht aktuelle Unternehmensinformationen transparent und jeden zum Teil der Jimdo-Community.
- Die Personalabteilung kommuniziert über Bob direkt mit Jimdo-Teams, egal wo sie sich befinden.
- Bob fördert das Gemeinschaftsgefühl unter Jimdos MitarbeiterInnen und ermöglicht es ihnen, sich sowohl beruflich als auch privat besser kennenzulernen.
