VaynerMedia ist eine mittelgroße Marketing- und Werbeagentur mit Sitz in New York City und Zweigstellen in Los Angeles, London, Singapur und Mexico City. Als wachsendes globales Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern suchte VaynerMedia nach einem HR System, mit dem der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus verwaltet werden kann – vom Onboarding über Leistungsbeurteilungen, Unternehmenskultur und Zusatzleistungen bis hin zum Offboarding. Das People and Experience Team des Unternehmens wünschte sich ebenfalls eine flexible und benutzerfreundliche Plattform, die die alltäglichen Aufgaben vereinfachen und die globalen Teams unterstützen sollte. Es sollte eine leistungsstarke Plattform sein, die alles kann – hier kam bob ins Spiel.

Gründungsjahr
2009
Hauptsitz
New York City, NY
Beschäftigte
über 1.000
Standorte
6
Geschäftszweck
Marketing- und Werbeagentur
Kurz gesagt
VaynerMedia ist eine globale Werbe- und Medienagentur. Sie unterstützt Marken dabei, bessere Unternehmensergebnisse zu erzielen. Das Unternehmen spricht Menschen und ihre Interessen an und verzichtet auf allgemeine Botschaften für die Massen. Das ist die Grundlage für Relevanz und Wachstum.

Beschäftigte
über 1.000

Geschäftszweck
Marketing- und Werbeagentur

Besseres Leistungsmanagement

Als das Unternehmen die die Mitarbeitermarke von 800 noch nicht überschritten hatte, verwaltete VaynerMedia seine Leistungsbeurteilungen mit Google Docs – wenig effizient und effektiv. Je größer das Unternehmen wurde, desto wichtiger war es für das People and Experience Team von VaynerMedia, eine Lösung zu finden, die Beurteilungszyklen nahtlos für alle globalen Teams verwalten würde.

Nahtlose Leistungsbeurteilungen mit-Bob

Mit bob werden Leistungsbeurteilungen jetzt in einem zentralen benutzerfreundlichen System abgewickelt, das den gesamten Prozess für alle Stakeholder vom People and Experience Team bis hin zu Managern und Mitarbeitern, dokumentiert. Das Ergebnis sind vollständige Transparenz und aussagekräftige Daten. 

Nach der ersten Leistungsbeurteilung mit bob erhielt das People and Experience Team von VaynerMedia äußerst positives Feedback von Managern und Mitarbeitern. Vor allem die Benutzerfreundlichkeit, die nahtlose Abwicklung und die Zeitersparnis wurden hervorgehoben. VaynerMedia achtet sehr darauf, dass Mitarbeiter genügend Zeit haben und nicht zu viele Projekte auf einmal jonglieren müssen. Die durch bob optimierte Leistungsbeurteilung trägt ihren Teil dazu bei. Die umständliche und zeitaufwendige Bearbeitung mit Google Docs ist jetzt Vergangenheit. 

“bob war für uns die richtige Allround-Lösung. Es ist doch wirklich nicht nötig, das Startdatum eines neuen Mitarbeiters, ein Foto oder eine E-Mail-Adresse in fünf verschiedenen Systemen zu suchen. bob bietet alle diese Informationen auf einen Blick.”
Jennifer RuzaSVP People and Experience Team bei VaynerMedia

Ein positives Onboarding-Erlebnis

VaynerMedia priorisiert seine Mitarbeiter. Dazu gehört auch ein reibungsloser Onboarding-Prozess für Neueinstellungen. Als wachsendes globales Unternehmen war VaynerMedia ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis wichtig, das alle Anforderungen von Neueinstellungen erfüllen und diesen ein positives Erlebnis bieten würde. 

Schnelleres Onboarding durch Personalisierung

Dank bob ist das Onboarding für neue Mitarbeiter nun viel strukturierter und individuell auf neue Mitarbeiter zugeschnitten. Der Onboarding-Prozess von VaynerMedia umfasst das Preboarding zur Abgabe relevanter Dokumente, Treffen mit verschiedenen Mitarbeitern, ein erstes Gespräch nach 45 Tagen, eine Umfrage für Neueinstellungen sowie ein zweites Gespräch nach 90 Tagen. VaynerMedia plant den gesamten Onboarding-Prozess jetzt mit der automatisierten Onboarding-Aufgabenliste von bob und hat alles im Griff.

Das People and Experience Team von VaynerMedia profitiert von bob, da es damit mehr über seine neuen Mitarbeiter erfährt – ihre Hobbys, Talente und ihre bevorzugte Anrede. Alles ist in einem Mitarbeiterprofil ersichtlich. Das Team nutzt diese Daten, um eine inklusive Arbeitsumgebung für seine Mitarbeiter zu schaffen. Die Interessen und Hobbys von Mitarbeitern werden außerdem dazu herangezogen, um persönlichere Geschenke auszuwählen, die von Karten für ein Baseballspiel bis hin zu eGaming, Speisen und Wein reichen. 

Bob wurde in Greenhouse, das Bewerber-Tracking-System von VaynerMedia, integriert, um das Onboarding von Neueinstellungen zu vereinfachen. Sobald ein Mitarbeiter eingestellt wird, werden alle Daten mit wenigen Klicks von Greenhouse zu bob übermittelt und das People and Experience Team erspart sich die gesamte Dateneingabe. 

“Die Benutzerfreundlichkeit von bob ist das A und O, da wir alle viel zu viel zu tun haben und jede Minute zählt. Wenn man grundsätzlich mit mehreren Bällen jongliert, ist es gut, alle Informationen an einem Ort zu finden. Die Anmeldung ist simpel und Sie finden sofort, was Sie brauchen. Auch die Oberfläche ist wirklich benutzerfreundlich – ein weiterer Pluspunkt.”
Jennifer Ruza | SVP People and Experience Team bei VaynerMedia

Besseres Mitarbeitererlebnis

Bei VaynerMedia dreht sich alles um eine positive Kultur und Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter. Die Lösung sollte dazu beitragen, eine warme, motivierende und inklusive Unternehmenskultur zu schaffen.

Aufbau einer inklusiven Unternehmenskultur

VaynerMedia ist vor allem von der Anerkennung und Ankündigungen in bob begeistert, da hiermit die Leistung der Mitarbeiter ebenso wie Geburts- und Jahrestage gefeiert werden. Die Mitarbeiterprofile in bob enthalten persönliche Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern, beispielsweise Hobbys und deren bevorzugte Anrede. Dies schafft eine inklusive und freundliche Arbeitsumgebung. Mitarbeiter können einander kennenlernen, selbst wenn sie nicht am gleichen Standort arbeiten. Das People and Experience Team hat darüber hinaus Initiativen ins Leben gerufen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Diese Initiativen leisten einen äußerst positiven Beitrag zur Unternehmenskultur, da sie Mitarbeitern das Gefühl geben, zu einer Organisation zu gehören, in der ihr Wohlergehen wirklich zählt.  

VaynerMedia nutzt Bob außerdem, um Umfragen zu versenden, mit denen die Stimmung unter den Mitarbeitern gemessen werden soll. Dieses Tool hat sich vor allem in Zeiten von COVID-19 bewährt, in denen die meisten Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Das People and Experience Team sendet über bob Umfragen zur Rückkehr ins Büro. Außerdem können Mitarbeiter direkt in bob beantragen, ins Büro zurückzukehren. bob bietet die nötige Flexibilität für VaynerMedia, indem seine Funktionen direkt auf die Arbeit und die Vision des Unternehmens zugeschnitten werden. 

Arbeitsablaufintegrationen von VaynerMedia
VaynerMedia nutzt Bob als zentralen Hub für Mitarbeitererfahrung - ADP-1-1.png
VaynerMedia nutzt Bob als zentralen Hub für Mitarbeitererfahrung - Greenhouse-2.png
VaynerMedia nutzt Bob als zentralen Hub für Mitarbeitererfahrung - Slack-4-1.png

Der Wert von Mitarbeiterdaten

Dem People and Experience Team war bewusst, dass es für ein erfolgreiches Personalmanagement Informationen zu seinen Mitarbeitern benötigte, um ihre Anforderungen zu verstehen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten zu bieten. Eine einzige Plattform, die alle Mitarbeiterdaten sammeln und verarbeiten und sie mit wenigen Klicks in einem übersichtlichen Format darstellen konnte, sollte dies ermöglichen.

Wandel durch Mitarbeiterdaten

Bob bietet dem People and Experience Team einfachen Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten. Die Daten können auch in weitere aktive Prozesse integriert werden. Feedback aus einer 90-tägigen Umfrage gibt Aufschluss über Verbesserungsmöglichkeiten des Onboarding-Prozesses und die Smart-Ziele von Mitarbeitern für die nächsten 12 Monate können direkt in die Leistungsbeurteilung integriert werden.

Bob liefert VaynerMedia Daten, mit denen neue Initiativen im Unternehmen vorangebracht werden. Beispielsweise stellte bob Berichte und andere Funktionen bereit, die verschiedene Initiativen für Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion sowie für die Vergütung unterstützen. VaynerMedia nutzt die gesammelten Daten aus Mitarbeiter- und Zielsetzungsumfragen darüber hinaus für die Planung von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter. Die Daten in bob helfen dem People and Experience Team, die Mitarbeiter besser kennenzulernen und herauszufinden, was sie für eine positive berufliche Weiterentwicklung benötigen. 

“Ich sah mir 18 Monate lang verschiedene HR Systeme an. Ich suchte nach einen extrem benutzerfreundlichen System mit überzeugendem Layout und allen nötigen Informationen, die mit wenigen Klicks abgerufen werden können. Ich sah bob und die Sache war klar! Das Layout überzeugt, die Lösung ist äußerst benutzerfreundlich und ich fühlte mich sofort wohl damit.”
Claude Silver | Chief Heart Officer bei VaynerMedia
VaynerMedia nutzt Bob als zentralen Hub für Mitarbeitererfahrung - VaynerMedia-1.png

Die wichtigsten Vorteile:

  • VaynerMedia kann alle Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort speicher
  • VaynerMedia verwaltet Leistungsbeurteilungen jetzt über Bob statt wie bisher völlig ineffizient mithilfe von Google Docs.
  • VaynerMedia lernt Neueinstellungen mit der Onboarding-Funktion von bob besser kennen und erstellt ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis.
  • Ankündigungen und Anerkennung in bob schaffen eine warme und motivierende Unternehmenskultur.
  • Bob bietet Zugriff auf Mitarbeiterdaten, die VaynerMedia Einblicke in seine Mitarbeiter und deren Wünsche bietet, wodurch neue Wachstumschancen geschaffen werden.